신규 법인은 설립 초기에 영수증을 어디에 등록하고, 법인카드 거래를 어떻게 확인하며, 누가 사용 용도를 입력할지 정해두는 것이 좋습니다. 그렇지 않으면 전표는 ERP에, 직원이 먼저 결제한 업무 경비는 엑셀에, 영수증은 메신저나 별도 폴더에 나누어 관리가 쉽습니다. 이번 글에서는 증빙을 이중으로 관리하게 되는 이유와, 그로 인해 발생하는 문제점을 살펴보고 증빙 관리 업무를 줄이는 방법을 알아보겠습니다.
신규 법인이 증빙을 이중으로 관리하게 되는 이유
ERP에 전표를 입력하더라도 세무사에게 전달할 증빙 자료를 별도로 준비해야 하는 경우가 있습니다. 예를 들어 법인카드 사용 내역을 전표에 입력한 뒤에도 영수증을 따로 모아 스캔하거나, 현금 지출 증빙을 별도로 정리해 전달하는 방식입니다. 담당자는 전표와 영수증을 각각 찾아 대조하고, 누락된 자료를 확인하거나 세무사에게 전달할 자료를 다시 모아야 합니다. 이처럼 전표와 증빙이 연결되지 않으면 같은 거래를 여러 곳에서 확인하고 정리하게 됩니다.
또한 여러 직원이 법인카드를 사용하는 경우에는 사용 목적을 확인하는 업무도 추가됩니다. 카드 승인 내역만으로는 어떤 업무에 사용한 비용인지 알기 어려워, 담당자가 직원에게 용도를 묻고 답변을 다시 기록해야 할 수 있습니다. 직원이 사용 목적을 직접 남기는 절차가 없으면 거래가 늘어날수록 개별 문의와 정리 업무도 많아집니다.
이러한 반복 업무를 줄이려면 전표와 증빙을 연결해 관리하는 것이 중요합니다. 영수증과 법인카드 거래 내역을 함께 확인하고 직원이 카드 사용 용도를 직접 입력할 수 있으면 자료 취합과 개별 확인 업무를 줄일 수 있습니다.
핀테크 기업 핑거가 개발한 파로스ERP는 이러한 증빙 관리 업무를 하나의 시스템에서 처리할 수 있도록 관련 기능을 제공하고 있습니다. 실제로 어떤 기능을 활용할 수 있는지 살펴보겠습니다.
이중 증빙 관리, ERP로 해결하는 방법
파로스ERP에서는 영수증 이미지 등록, 법인카드 거래별 영수증 조회, 직원의 카드 사용 용도 입력을 통해 증빙 자료를 별도로 정리하는 번거로움을 줄이고, 하나의 시스템에서 업무를 효율적으로 관리할 수 있습니다.
1. 종이영수증도 촬영해서 바로 업로드
간이영수증처럼 자동으로 불러오기가 되지 않는 영수증도, 따로 모아 정리하는 대신 촬영한 이미지를 등록해 전표 처리에 활용할 수 있습니다. 파로스ERP는 영수증 업로드 기능을 제공하며, 등록한 영수증에 계정과목·거래처·거래 적요를 일괄 적용한 뒤 매입매출전표 또는 일반대체전표로 발행할 수 있습니다.
2. 법인카드 영수증, 따로 스캔하지 않아도 되는 이유
법인카드 영수증을 직원에게 일일이 요청하거나 거래 내역과 따로 대조하는 수고도 줄일 수 있습니다. 거래수집 후 거래 일자를 클릭하면 해당 거래에 연결된 영수증 이미지를 확인할 수 있습니다. 예를 들어 거래처 식사비를 법인카드로 결제했다면, 매입신용카드 메뉴에서 해당 거래를 클릭하는 것만으로 결제 당시 등록된 영수증 이미지를 바로 확인할 수 있어 거래내역과 증빙을 각각 찾아 대조하는 수고를 줄일 수 있습니다.
구분 | ERP 도입 전 | 파로스ERP 도입 후 |
법인카드 영수증 | 카드 결제 후 영수증을 따로 캡처·보관 | 매입신용카드 메뉴에서 거래별로 바로 조회 |
직원 선결제 경비 | 메신저·이메일로 영수증 전달받아 엑셀 정리 | 영수증 업로드로 전표 처리 |
카드 사용 용도 | 담당자가 직원별 카드 사용 용도 직접 확인해 입력 | 직원이 카드 사용 용도를 직접 입력하고 담당자 검토 |
세무사 전달 자료 | 전표와 영수증을 따로 모아 전달 | 전표는 엑셀로 다운로드, 영수증 이미지는 전표별로 클릭해 확인 |
파로스ERP 자세히 알아보기 → 신규 법인 증빙 관리, 첫 달부터 파로스ERP로 구조를 잡아보세요
3. 카드 사용자가 직접 용도를 입력해 확인 업무 줄이기
파로스ERP에서는 카드를 사용한 직원이 본인의 카드 승인 내역을 직접 조회하고 용도와 거래 적요를 입력할 수 있습니다. 예를 들어 거래처 미팅에서 사용한 식대의 용도를 직원이 직접 입력하고 작성완료 처리하면 회계 담당자 화면으로 전달됩니다. 담당자가 카드 사용 목적을 직원마다 따로 확인하고 입력하는 업무를 줄일 수 있다는 점이 장점입니다.
신규 법인의 증빙 관리는 영수증을 모으는 방식뿐 아니라 전표 처리까지 이어지는 업무 흐름을 처음부터 정하는 것이 중요합니다. 영수증 등록, 법인카드 내역 확인, 직원별 사용 용도 입력을 한곳에서 처리할 수 있다면 반복적인 수작업을 줄이는 데 도움이 됩니다. 파로스ERP가 실제 업무에 맞는지 궁금하다면 주요 기능을 확인해 보세요.
FAQ
법인카드 영수증을 꼭 스캔해서 따로 보관해야 하나요?
파로스ERP의 매입신용카드 메뉴에서 거래별 영수증 이미지를 바로 확인할 수 있어, 스캔본을 별도로 보관하지 않아도 됩니다. 다만 회사 내부 규정상 원본 영수증을 일정 기간 보관해야 하는 경우도 있으니 세무사와 미리 확인하는 것이 안전합니다.
직원이 개인 돈으로 쓰고 나중에 정산받는 비용은 어떻게 관리하나요?
해당 영수증을 촬영해서 영수증 업로드 메뉴에 등록하면, 계정과목과 거래처를 지정해 전표로 발행할 수 있습니다. 정산 승인이나 지급 절차는 회사 내부 규정에 따라 별도로 운영하는 것이 일반적입니다.
신규 법인은 증빙 관리 구조를 언제부터 잡아야 하나요?
설립 초기, 첫 거래가 발생하는 시점부터 바로 잡는 것이 좋습니다. 초기에 영수증과 전표 처리 방식을 정해두면 거래량이 늘어난 뒤에도 같은 기준으로 운영할 수 있습니다.
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