결산 시즌이 오면 카드사 홈페이지를 일일이 방문해 엑셀 파일을 내려받고, 거래 내역을 한 줄씩 살펴보며 비용 항목을 직접 분류하는 일이 계속 반복됩니다. 거래 내역이 ERP에 들어오긴 하지만, 어떻게 분류할지는 결국 회계 담당자가 하나하나 판단해왔죠. 기존의 ERP는 데이터의 맥락을 완벽히 이해하지 못하기 때문에 카드 명세서에 적힌 내용만으로 소모품비인지, 접대비인지 시스템이 파악하기 어려웠기 때문입니다. 게다가 스크래핑(거래내역 불러오기 기능)으로 수집되지 않는 거래나 간이영수증, 종이영수증은 여전히 수기로 하나씩 입력해야 했습니다.
이제까지 이런 작업은 주로 사람이 맡아왔지만, 이제는 AI가 대신합니다. 단순히 자료를 모으는 것을 넘어, 자료를 수집하는 것을 넘어, 계정 과목 분류와 전표 생성까지 자동으로 처리되는 것은 물론, 종이 영수증까지 사진 한 장으로 해결되는 시대가 열린 겁니다.
거래 내역수동 분류가 만드는 3가지 리스크
지금까지는 거래 내역이 ERP에 들어오더라도, 어떤 항목으로 분류할지는 결국 회계 담당자가 직접 판단해왔습니다. 이 과정에서 작은 실수 하나가 큰 문제로 이어질 수 있습니다.
1. 잘못된 비용 분류로 인한 가산세 위험
대표가 개인적으로 쓴 돈을 사업 경비로 잘못 처리하거나, 복리후생비를 접대비로 분류했다가는 세무조사 대상이 될 수 있습니다. 실제로 많은 중소기업이 이런 실수 때문에 가산세를 물게 되는 경우가 자주 있습니다.
2. 증빙 누락과 가지급금 증가
일이 바쁘다 보면 영수증을 빠뜨리는 일이 생기기 마련입니다. 이럴 때마다 어디에 썼는지 알 수 없는 가지급금이 계속 쌓이게 되죠. 이렇게 모인 가지급금은 재무제표를 흐리게 만들 뿐만 아니라 기업 신용에도 좋지 않은 영향을 줍니다.
3. 수동 입력으로 인한 휴먼 에러
요즘 국세청은 이미 인공지능을 활용해서 모든 장부를 꼼꼼하게 들여다보고 있습니다. 방대한 데이터를 기반으로 신고 내역을 세밀하게 비교하기 때문에, 사람이 일일이 확인하기 어려운 작은 불일치도 금방 찾아냅니다. 이제 단순히 수동으로 입력하는 것으로는 이런 정확도를 따라가기 힘든 시대가 온 셈입니다.
AI 기반 ERP로 ‘자동화’된 회계 업무 3가지
예전의 전사적 자원 관리, 즉 ERP 시스템이 단순히 데이터를 기록하고 모으는 데 그쳤다면, 요즘에는 AI를 접목한 ERP 시스템이 기업 회계의 정확도와 효율성을 눈에 띄게 높여주고 있습니다. 단순히 카드 결제 정보를 받아들이는 데서 그치지 않고, AI가 이를 똑똑하게 분석해서 회계 전표까지 자동으로 만들어줍니다.
파로스는 삼일회계법인과 협업해 개발한 실무자 친화적인 ERP입니다. 현업에 종사하는 실무자들이 필요로 하는 기능을, 회계 전문가들의 경험을 바탕으로 직접 담아냈다는 점이 특징입니다. 파로스ERP의 사례를 통해, AI 기반 ERP가 어떻게 회계 업무를 바꾸는지 살펴보겠습니다.
1. 거래 내역 자동 수집과 계정 과목 자동 분류
파로스ERP에는 핑거가 처음 개발한 스크래핑 기술(거래내역 불러오기 기능)이 들어가 있습니다. 덕분에 카드사나 은행, 국세청에서 거래 정보를 자동으로 모을 수 있죠. 예전처럼 사람이 직접 카드사 홈페이지를 일일이 찾아가서 엑셀 파일을 내려받는 번거로운 일이 사라졌습니다.
기존 ERP에서도 계정 과목 추천 기능이 있긴 했습니다. 하지만 이카운트처럼 거래처별로 미리 계정 과목을 수동으로 맵핑해두어야 하는 방식이 대부분이었죠. 새로운 거래처가 생길 때마다 설정을 해야 하니 번거로웠습니다. 파로스는 거래처 이름과 업종 정보만으로 AI가 자동으로 계정 과목을 판단하기 때문에, 별도 설정 없이 바로 사용할 수 있습니다.
모아진 거래 내역은 AI가 한 번 더 분석합니다. 거래처 이름이나 업종 정보만 봐도 식당 결제는 복리후생비로, 택시 이용은 여비교통비로 알아서 계정 과목을 작성해 전표발행까지 쉽게 가능합니다. 예전처럼 카드 내역을 하나하나 확인하면서 계정 과목을 직접 입력하던 수고도 완전히 없어졌습니다.
2. 채팅으로 전표 입력
파로스의 '말만해' AI 기능은 채팅으로 전표를 발행할 수 있게 해줍니다. 이제 회계 용어를 따로 몰라도, "어제 출장 가면서 택시 타고 현금 3만 원 썼어"처럼 평소 이야기하듯 채팅창에 입력하면 됩니다.
사용자가 AI에게 전표 작성을 요청하면 AI가 내용을 알아서 분석해 계정과목을 여비교통비로, 3만 원의 현금 지출 전표를 자동으로 만들어줍니다. AI가 문장의 맥락에서 거래일자(어제), 계정 과목(여비교통비), 결제 수단(현금), 금액(3만 원)까지 뽑아내 전표 작성까지 한 번에 마무리하죠. 그래서 회계 담당자가 아니더라도, 회계 담당자가 없는 소규모 사업장에서도 간단한 채팅만으로 전표를 처리할 수 있습니다
3. 종이 영수증 자동 전표처리
아직 종이 영수증이 완전히 사라지지 않은 상황에서도, AI 기술 덕분에 영수증 처리 과정이 훨씬 간편해졌습니다.
전자세금계산서가 일반화되었지만, 여전히 많은 거래에서 종이 영수증이 발행됩니다. 주차비, 택시비, 소액 물품 구매처럼 현금으로 결제하는 경우나 간이과세자와의 거래에서는 종이 영수증을 받아서 전표 처리해야 하죠. 이런 영수증들을 하나하나 보면서 날짜, 금액, 거래처를 키보드로 입력하는 일이 반복됩니다.
회계 담당자나 직원은 종이 영수증을 스마트폰으로 간단히 촬영만 하면 됩니다. AI가 적용된 문자 인식 기술이 사진 속에서 금액이나 날짜, 거래처 같은 정보를 정확하게 읽어내서, 별도의 수작업 없이 바로 회계 장부에 반영해줍니다. 덕분에 그동안 영수증을 하나하나 스캔하거나 키보드로 직접 금액을 입력해야 했던 번거로운 일이 사라졌고, 회계 업무의 효율성도 크게 높아졌습니다.
AI ERP를 통해 회계 담당자가 할 수 있는 일
매달 수백 번씩 클릭하며 전표를 입력하던 작업이 자동화되면, 회계 담당자는 단순히 숫자만 채우는 사람이 아니라 재무를 관리하는 전문가로 자연스럽게 역할이 바뀌게 됩니다.
세무 리스크도 미리 막을 수 있습니다. 부가세 신고 전에 증빙이 빠진 부분이 없는지 점검하고, 누락된 증빙은 바로 보완합니다. 가산세를 피하는 것이 곧 절세의 첫걸음이죠.
경영진에게도 더 의미 있는 리포트를 제공할 수 있습니다. 파로스의 프로젝트별, 현장별, 부서별 손익 보고서를 활용하면, 어느 부문이 수익을 내고, 어디서 비효율이 발생하고 있는지 한눈에 파악할 수 있습니다. 단순히 "이번 달 매출이 얼마입니다" 하는 수준을 넘어, "A프로젝트는 수익성이 높지만, B프로젝트에서는 원가가 많이 들었습니다"처럼 분석해서 보고할 수 있습니다.
이제 회계팀은 단순 업무에서 벗어나 고부가가치 업무에 집중할 수 있습니다. 법인세 절세 전략을 꼼꼼히 검토하고, 정책자금 신청도 미리 준비하며, 자금 조달 계획까지 세웁니다. 예전처럼 전표 입력에 많은 시간을 쏟는 대신, 회계 담당자만이 할 수 있는 본질적인 일에 에너지를 쏟게 되는 겁니다.
입력은 AI에게 맡기고 전략은 사람이 만듭니다
AI 기반 입력 자동화는 단순히 편리함을 위한 기능이 아닙니다. 이제 회계팀의 일하는 방식을 바꿔주는 중요한 도구입니다. 파로스는 국내에서 제일 큰 삼일회계법인과 같이 만들어서, 현장 회계 담당자들이 진짜 원하는 기능들로 채웠습니다.
결산 시즌만 되면 야근까지 해서 전표 입력에 매달리고 계셨나요? 이젠 그 소중한 시간을, 우리 회사의 재무 건전성을 높이고 미래를 준비하는 데 써보세요. 반복적인 작업은 기술이 알아서 처리해 주니까, 여러분은 한 발 앞선 전략을 세우는 데 집중할 수 있습니다.
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