CEO만 모르는 중소기업 비용 절감 전략 5가지

중소기업 경영자들이 매출 증대에만 집중하다 보면 정작 회사 곳곳에서 새어나가는 비용을 놓치기 쉽습니다. 특히 눈에 보이지 않는 숨은 비용들은 회사의 수익성을 갉아먹는 주범이 되곤 합니다.

지금부터 소개하는 5가지 전략은 당장 실행 가능하면서도 실질적인 비용 절감 효과를 가져올 수 있는 방법들입니다.

중소기업 비용 절감 전략 ① 현장에 숨은 비용 제거

현장에 숨어있는 7대 낭비

7대 낭비는 도요타 생산방식에서 유래한 개념으로, 기업 현장에서 발생하는 대표적인 비효율 유형을 일곱 가지로 분류한 프레임워크입니다.

• 과잉생산 낭비: 수요 예측 없이 제품을 대량 생산하여 재고 및 창고 비용 증가

• 재고 낭비: 30일 이상 출고되지 않은 자재나 완제품이 창고에 방치됨

• 운반 낭비: 비효율적인 동선 설계로 자재 운반에 과도한 시간 소요

• 동작 낭비: 공구가 제자리에 없어 작업자가 자리를 이탈하는 등 작은 비효율 누적

• 대기 낭비: 설비 고장이나 승인 대기로 인해 작업이 중단되는 시간

• 과잉가공 낭비: 이미 검사한 제품을 다시 검토하는 등 불필요한 절차 (이중 검수)

• 불량 낭비: 장비 점검 없이 생산을 시작하여 불량률이 증가함

이 개념은 원래 제조업 현장 개선을 위해 개발되었지만, 현재는 서비스업을 포함한 모든 업종의 중소기업에 적용할 수 있는 보편적인 비용 절감 도구로 자리잡았습니다.

왜 7대 낭비가 발생할까?

7대 낭비가 지속되는 가장 큰 이유는 이런 비효율이 일상 업무에 너무 자연스럽게 녹아들어 있기 때문입니다. 직원들은 매일 반복하는 업무 속에서 낭비를 당연한 것으로 받아들이고, 경영진은 전략적 의사결정에 집중하다 보니 현장의 작은 비효율을 발견하기 어렵습니다.

조직이 성장하면서 부서 간 소통이 단절되고 업무 프로세스가 복잡해지는 것도 원인입니다. 처음에는 효율적이었던 프로세스가 사업 규모가 커지면서 점점 비대해지지만, 누구도 이를 개선할 책임을 느끼지 못합니다. 각자가 맡은 부분만 처리하다 보니 전체 흐름에서 발생하는 낭비는 보이지 않게 됩니다.

관행과 습관도 큰 역할을 합니다. "원래 이렇게 하던 거니까"라는 말로 비효율적인 절차가 정당화되고, 개선 제안은 현장을 모르는 이상론으로 치부됩니다. 특히 승인 과정이 복잡하고 의사결정이 느린 조직일수록 대기 낭비와 과잉가공 낭비가 심화됩니다.

7대 낭비 해결 방법

수요 예측이 제대로 이루어지지 않으면 불필요하게 많이 생산하게 되고, 그로 인해 재고가 쌓이면서 창고 비용 부담도 커집니다. 특히 30일 넘게 출고되지 않은 재고는 기업 입장에서는 큰 짐으로 남게 되죠. 이런 문제를 줄이려면 몇 가지 실질적인 방법들을 실천하는 게 중요합니다.

• 과잉생산과 재고 낭비: 먼저, 과잉생산과 재고 낭비를 막으려면 판매 데이터를 꼼꼼히 분석해서 실제 수요에 맞게 생산 방식을 바꿔야 합니다. 재고 회전율도 꾸준히 점검하고, 정기적으로 재고 분석 보고서를 작성하는 게 좋습니다. 특히 유통기한이 있는 제품은 꼭 선입선출 원칙을 지켜서 오래된 재고가 쌓이지 않도록 관리해야 합니다.

• 운반 낭비: 운반 과정에서 발생하는 낭비는 부서 간 문서 이동이나 결재 절차를 다시 들여다보고, 불필요한 단계를 과감히 줄이면 해결할 수 있습니다. 요즘은 클라우드 문서 관리 시스템이나 협업 도구를 활용하면 따로 출력하거나 직접 전달하지 않아도 실시간으로 자료를 주고받을 수 있어 일이 훨씬 빨라집니다. 특히 원격 근무나 여러 지점을 운영하는 기업은 이런 디지털 전환의 효과를 더 크게 볼 수 있습니다.

• 동작 낭비: 불필요한 동작을 줄이려면 업무를 표준화하고, 필요한 매뉴얼을 미리 만들어 두는 게 중요합니다. 자주 쓰는 양식이나 템플릿을 공유 폴더에 정리해두면 누구든 쉽게 찾아 쓸 수 있고, 신입 직원도 빠르게 적응할 수 있습니다. 또 담당자가 자리를 비워도 업무가 중단되지 않도록 문서화된 절차를 마련해 두는 게 좋겠죠.[a]

• 대기 낭비: 대기 시간에서 오는 낭비는 시스템을 미리 점검해 장애를 막고, 결재는 꼭 필요한 단계만 남겨 진행하면 줄일 수 있습니다. 각 업무마다 책임과 권한을 명확히 해두면 불필요하게 여러 단계를 거치지 않아도 되니, 자연스럽게 대기 시간도 짧아집니다.

• 과잉가공 낭비: 과잉가공을 방지하려면 업무 단계를 표준화하고, 책임 소재를 명확히 해야 불필요한 재검토나 반복 작업이 줄어듭니다. 회의도 길게 끌지 말고, 하루 한 번 15분 이내로 꼭 필요한 이야기만 나누는 식으로 진행하면 좋습니다.

• 불량 낭비: 불량에서 오는 낭비는 처음부터 품질 관리에 신경 쓰는 게 중요합니다. 오류가 생긴 경우 바로 원인을 분석하고, 문제가 확인되면 즉시 업무를 멈추고 빠르게 원인을 찾아 해결해야 반복되는 실수를 막을 수 있습니다.

이처럼 여러 낭비 요소를 꾸준히 관리하려면 매일 7대 낭비 항목별로 체크리스트를 만들어 부서끼리 현황을 한눈에 볼 수 있게 공유하는 것이 큰 도움이 됩니다. 자주 작성해야 하는 보고서는 최대한 양식을 간소화하고, 자동화할 수 있는 부분은 적극적으로 자동화해 업무 효율을 점점 높여가는 것이 현명합니다.

경영진이 체감할 수 있는 실제 효과

경영진 관점에서 가장 의미 있는 변화는 조직 문화의 개선입니다. 직원들이 스스로 낭비를 발견하고 개선 제안을 하기 시작하면서 현장의 자발적 참여도가 높아졌습니다. 불필요한 보고와 회의가 줄어들자 실무진은 핵심 업무에 집중할 수 있게 되었고, 관리자들은 전략적 의사결정에 더 많은 시간을 쓸 수 있게 되었습니다.

재무적 효과도 분명합니다. 재고가 감소하면서 창고 비용과 자금 회전율이 개선되고, 불량률 감소로 재작업 비용이 줄어들며, 작업 효율 향상으로 인건비 대비 생산성이 높아집니다. 무엇보다 고객 만족도가 상승하면서 재구매율과 신규 고객 유입이 증가하는 선순환 구조가 만들어집니다.

중소기업 비용 절감 전략 ② 정부 인증 제도 기반 세제 혜택 활용

대부분의 중소기업 CEO들은 정부에서 제공하는 다양한 세제 혜택을 크게 놓치고 있습니다. 예를 들어, 벤처기업 인증만 받아도 법인세를 4년 동안 50% 감면받을 수 있습니다. 취득세는 75%까지, 재산세는 5년간 50% 줄어듭니다. 등록면허세는 전액 면제되고, 농어촌특별세 역시 비과세 대상입니다.

기업부설 연구소를 설립하면 연구개발비나 인력개발비에 대한 세액공제, 연구 설비 투자 세액공제, 그리고 부동산 지방세 감면까지 여러 혜택이 따릅니다. 또 연구원들은 연구활동비에 대해 소득세를 내지 않아도 되고, 연구용품을 수입할 때 관세도 줄어듭니다. 정부에서 진행하는 개발사업에 참여하면 가산점이 주어져, 경쟁에서 더 유리해질 수 있습니다.

창업 중소기업은 설립 후 5년 이내에는 법인세와 소득세를 50% 감면받을 수 있습니다. 만약 수도권 과밀억제권역 외 지역에서 창업했다면, 이 세금이 아예 100% 면제되기도 합니다. 신성장 서비스업은 3년간 75%, 이어 2년간 50% 감면되는 혜택이 있습니다.

직원을 채용할 때도 여러 세제 혜택을 챙길 수 있습니다. 예를 들어, 청년을 뽑으면 5년간 소득세의 90%까지 감면받을 수 있고, 다만 연간 200만 원 한도가 있습니다. 60세 이상 고령자나 장애인, 경력단절 여성을 채용할 경우에는 3년간 70%를 감면받게 됩니다. 벤처기업으로 인증을 받으면 새로운 직원의 인건비 절반을 1년 동안 지원받는 제도도 있습니다.

이런 다양한 제도를 적극적으로 활용하면 연간 수천만 원에서 수억 원까지 비용을 아낄 수 있습니다. 하지만 현실적으로 많은 CEO들이 이런 제도를 아예 모르거나, 복잡해 보인다는 이유로 신청을 미루다가 결국 기회를 놓치곤 합니다. 조금만 관심을 두고 챙기면 큰 도움이 될 수 있는데 아쉬운 일입니다.

중소기업 비용 절감 전략 ③ 중앙구매 시스템 수립

각 부서가 필요할 때마다 따로따로 물품을 구매하는 기업은 비용이 새어 나가는 경우가 많습니다. 예를 들어, 같은 품목을 여러 부서에서 서로 다른 가격에 사거나, 대량 구매에 따른 할인을 전혀 받지 못하는 일이 잦죠. 중앙구매 시스템을 도입하면 평균적으로 구매 단가를 약 18% 낮출 수 있습니다.

중앙구매는 물품뿐 아니라 IT 인프라에도 적용할 수 있습니다. 많은 중소기업이 부서별로 따로 구독하는 SaaS 서비스, 중복된 클라우드 스토리지, 사용하지 않는 소프트웨어 라이선스 때문에 불필요한 지출을 하고 있습니다. [중소기업 자금관리, CEO만 모르는 돈 새는 구멍 5가지]에서 다룬 것처럼, IT 인프라 지출을 통합 관리하면 연간 수백만원에서 수천만원의 비용을 절감할 수 있습니다.

관리 비용도 눈에 띄게 줄어듭니다. 반복되는 구매 업무가 줄어들면 고객 서비스에 쓰이는 업무량이 감소하고, 통합된 구매 프로세스를 통해 실무 담당자들의 시간도 아낄 수 있습니다. 재고 관리 역시 더 효율적으로 바뀝니다. 회사 전체의 재고 현황을 한눈에 파악할 수 있어 불필요한 구매를 막고, 긴급하게 물품을 사야 하는 일도 줄어듭니다.

무엇보다도, 전사적인 데이터에 기반한 의사결정이 가능해진다는 점이 가장 큰 장점입니다. 회사 전체의 지출 데이터를 분석해 비용이 어디에서 많이 드는지 쉽게 찾아낼 수 있고, ERP와 연동하면 예산 관리도 훨씬 효율적으로 할 수 있습니다.

중앙구매 시스템을 제대로 운영하려면 전사적 자원 관리, 즉 ERP 시스템 도입이 꼭 필요합니다. ERP를 활용하면 구매, 재고, 회계, 생산 같은 여러 기능을 한 곳에서 관리할 수 있어 현재 재고 상황을 바로바로 확인할 수 있고, 불필요하게 같은 물품을 중복해서 사는 일도 막을 수 있습니다. 그리고 이전 구매 데이터를 분석하면 어떤 시점에 어느 정도의 양을 사는 게 좋은지도 미리 예측할 수 있으니, 자금도 훨씬 효율적으로 쓸 수 있죠.

이런 시스템의 효과를 최대한 누리려면 실제로 도입하기 전에 먼저 각 부서에서 어떤 물품을 어떻게 사고 있는지 꼼꼼하게 파악해야 합니다. 혹시 같은 품목인데 부서마다 가격이 다르지는 않은지 살펴보고, 구매 승인 절차가 제대로 이뤄지고 있는지도 점검하는 것이 중요합니다. 이렇게 준비가 잘 되어야 시스템 도입도 훨씬 수월해지고, 기대한 만큼의 효과도 볼 수 있습니다.

중소기업 비용 절감 전략 ④ 재무 리스크 사전 차단

비용을 아끼는 것도 중요하지만, 불필요한 세금 부담을 미리 차단하는 게 더 큰 도움이 될 때가 많습니다. 실제로 많은 중소기업이 재무제표에 남아 있는 가지급금, 가수금, 미처분이익잉여금, 명의신탁주식 등 때문에 예상치 못한 세금 폭탄을 맞거나 세무조사 대상이 되는 위험에 직면하고 있습니다.

가지급금과 가수금 정리 방법

가지급금이 많아지면 세무조사를 받을 가능성이 커지고, 매년 4.6%에 이르는 인정이자를 추가로 부담해야 합니다. 가지급금은 보통 회사 자금을 대표이사가 개인적으로 쓰거나, 업무상 지출임에도 불구하고 증빙이 제대로 마련되지 않을 때 발생합니다. 이런 경우에는 대표이사 급여를 올리거나 배당 형태로 전환해 정리하는 것이 바람직합니다.

가수금은 증빙자료가 부족할 때 탈세로 의심받아 최대 3배에 이르는 벌금이 부과될 수 있습니다. 가수금 대부분은 매출이 누락된 데서 생기는데, 특히 현금 거래가 많은 업종일수록 관리가 더욱 어렵습니다. 따라서 매출 누락이 없는지 세심하게 확인하고 반드시 정리하는 것이 필요합니다.

자동화 시스템으로 매출 누락 차단하기

최근에는 홈택스, 은행, 카드사 거래내역을 자동으로 수집해 전표로 변환하는 ERP 시스템을 활용하면 매출 누락을 원천적으로 방지할 수 있습니다. 특히 스크래핑 기술을 활용한 ERP는 별도로 각 사이트에 접속할 필요 없이 세금계산서, 카드 매출, 계좌 입금 내역을 자동으로 모아주고 전표까지 만들어줍니다.

국내 최대 회계법인 삼일회계법인과 핀테크 기업 핑거가 함께 개발한 파로스 ERP가 대표적인 예입니다. 핑거는 국내에서 스크래핑 기술을 처음으로 선보인 기업인데, 오랜 IT 업계 경험을 바탕으로 금융 데이터 자동 수집 분야에서 독보적인 기술력을 쌓아왔습니다. 파로스ERP에는 이렇게 축적된 핑거의 스크래핑 노하우가 담겨 있기 때문에, 거래 자료를 빠르고 정확하게 자동으로 수집할 수 있습니다.

엑셀로 관리하면 최신 데이터를 반영하기 어렵고, 담당자가 바뀌면 관리가 끊기는 경우가 많습니다. 반면 ERP 시스템의 실시간 대시보드를 활용하면 가지급금 잔액, 미처분이익잉여금 추이, 자금 흐름을 한눈에 파악할 수 있어 문제가 커지기 전에 대응할 수 있습니다.

미처분이익잉여금과 명의신탁주식 관리

미처분이익잉여금은 상속이나 증여를 할 때 예상보다 많은 세금이 부과될 수 있습니다. 회사 폐업 시에도 배당소득세를 내야 하죠. 이런 부담을 줄이려면 사내근로복지기금을 활용하거나 회사 이익을 적절하게 분배해 남은 이익잉여금을 서서히 줄여나가는 방법이 있습니다.

또, 명의신탁주식은 여러 가지 세금과 가산세가 한꺼번에 부과돼 한순간에 큰 조세 부담이 생길 수 있어 상당히 위험합니다. 주식 가치가 아직 낮을 때 미리 환원해 두면 불필요한 손실을 예방할 수 있습니다.

거래처 신용 리스크 관리

거래처가 부도가 나거나 채권을 회수하기 어려워지면 회사 재무에 바로 영향을 줄 수 있습니다. 요즘 일부 ERP 솔루션에서는 거래처의 신용정보를 실시간으로 조회하는 기능도 제공하고 있습니다.

예를 들어, 나이스신용평가정보와 협업하고 있는 파로스는 업계에서 유일하게 ERP 안에서 거래처 신용등급을 곧바로 확인할 수 있습니다. 덕분에 큰 금액의 거래를 진행하기 전에 거래처의 안정성을 미리 점검할 수 있어 리스크를 줄일 수 있습니다.

정관 정비로 경영 리스크 예방

마지막으로, 기업 운영의 토대가 되는 정관 역시 주기적으로 점검하고 손질해야 합니다. 정관을 제대로 관리하지 않으면 예상치 못한 세금 문제가 생길 수 있고, 재무나 경영 측면에서 위기가 닥쳤을 때에도 효과적으로 대응하기 어렵습니다. 기업이 성장할수록 변화하는 상황에 맞춰 정관을 그때그때 수정하는 것이 꼭 필요합니다.

중소기업 비용 절감 전략 ⑤ 기업 자산 활용 장기 절세 전략

산업재산권과 사내근로복지기금은 중소기업이 장기적으로 반드시 챙겨야 하는 강력한 절세 수단입니다. 특허나 상표, 디자인, 실용신안 등 산업재산권을 확보해 두면, 정부에서 연구개발 비용을 지원받을 수 있을 뿐만 아니라 세액공제 혜택도 누릴 수 있습니다. 또 특허권을 자본화하면 종합소득세, 법인세, 상속세, 증여세 등 각종 세금을 줄일 수 있고, 정부 연구개발 사업에 참여할 때도 가산점을 받을 수 있어 여러모로 유리합니다.

사내근로복지기금은 기업과 직원 모두에게 현실적으로 도움이 되는 제도입니다. 기업 입장에서는 기금에 출연한 금액 전체가 손비로 인정돼 법인세 부담이 감소합니다. 출연액에 제한이 없어서 이익잉여금을 장기적으로 관리하는 데도 효과적입니다. 유가증권이나 현금 등, 정관에 정해진 방식대로만 준비하면 되고, 절차도 까다롭지 않습니다.

직원들은 이 기금을 통해 구호자금이나 생활안정자금 대출, 우리사주 구입비 지원, 주택 구입·임차금 지원 등 다양한 복지 혜택을 받을 수 있습니다. 이러한 지원은 모두 증여세가 면제되어, 직원 입장에서도 복지를 누리면서 절세 효과도 함께 얻을 수 있습니다.

다만 이런 인증이나 제도들은 서둘러 준비하고 신청하는 것이 훨씬 더 유리합니다. 예를 들어 벤처기업 인증을 받으려면 준비부터 승인까지 대부분 3개월 이상 걸리고, 기업부설 연구소도 설립에 시간이 제법 소요됩니다. 미루다가 기회를 놓치면 수억 원에 달하는 세제 혜택을 그냥 날릴 수도 있으니, 사전에 꼼꼼하게 챙기는 것이 현명합니다.

지금 당장 실행할 수 있는 3가지

1. 즉시 실행 (오늘부터)

CEO로서 가장 먼저 해야 할 일은 회사의 현황을 정확히 파악하는 것입니다. 이를 위해 7대 낭비 체크리스트를 도입해 매일 실천하면서, 회의는 하루에 한 번, 15분 이내로만 진행하고, 불필요하게 겹치는 보고 절차는 과감히 없앱니다. 또한 각 부서별로 구매 현황도 바로 분석에 들어갈 수 있습니다.

2. 단기 실행 (1~3개월 내)

중앙구매 시스템을 구축하고 기업부설 연구소 설립을 준비해야 합니다. 이와 함께 거래 자료 자동 수집과 실시간 재무 모니터링이 가능한 ERP 시스템 도입을 검토하고, 파로스 같은 솔루션의 무료 체험을 통해 자사에 적합한지 확인해볼 수 있습니다. 아울러 벤처기업 인증을 받기 위한 요건도 꼼꼼히 살펴보고, 가지급금과 가수금 정리를 위한 계획도 세워야 합니다.

3. 중장기 실행 (3~12개월 내)

벤처기업 인증 절차를 마치고 사내근로복지기금을 마련하는 한편, 산업재산권을 출원하고 정관도 전체적으로 재정비하는 것이 목표입니다.

비용 절감은 단순히 지출을 줄이는 것이 아닙니다. 고객 가치와 무관한 낭비를 제거하고 정부 지원 제도를 최대한 활용하며 재무 리스크를 사전에 방지하는 통합적 접근이 필요합니다.

특히 중소기업은 각종 세제 혜택과 지원 제도를 놓치지 않는 것만으로도 연간 수천만원에서 수억원의 비용을 절감할 수 있습니다. 문제는 아는 것과 실행하는 것 사이의 거리입니다. 지금 바로 첫 걸음을 내딛으시기 바랍니다.