중소기업 자금관리, CEO만 모르는 돈 새는 구멍 5가지
장부상으로는 흑자가 분명히 발생했고, 통장 결산 보고서에서도 영업이익이 확인되지만, 실제로 기업 통장 내역을 들여다보면 잔고가 넉넉하지 않은 경우가 잦습니다. 이처럼 중소기업의 자금관리에서 가장 심각한 문제는 장부상 이익과 실제 현금 흐름 간의 괴리입니다. 이러한 이유로 '흑자 도산'이라는 위험이 현실적으로 발생할 수 있습니다.
대부분의 기업이 경영 효율성을 높이기 위해 노력하지만, 불필요한 비용은 예상보다 쉽게 줄어들지 않습니다. 특히 눈에 잘 띄지 않는 내부의 불필요한 지출, 재고 손실, 부실채권 관리 소홀 등이 매년 적지 않은 금액을 외부로 유출시키는 주요 원인입니다.
이러한 문제들은 단순히 비용 절감에 그치지 않고, 기업의 장기적인 성장과 생존에 결정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 따라서 외부로 새어나가는 현금 경로를 정확하게 파악하고 적극적으로 관리하는 일이 무엇보다 중요합니다.
하지만 이러한 지출 항목들은 겉으로 잘 드러나지 않아, 경영진조차 실체를 파악하기 어렵습니다. 이에 따라 중소기업 자금관리에서는 실시간 데이터 분석 등의 도구를 활용해 비효율적인 지출을 조기에 발견하고 신속히 대응하는 역량이 더욱 중요해지고 있습니다.
이제부터 현장에서 회계 전문가들이 자주 마주하는 대표적인 현금 유출 경로 다섯 가지와, 이러한 문제들이 경영진의 눈에 잘 띄지 않는 이유에 대해 구체적으로 살펴보겠습니다.
꼭 알아야 할 중소기업 자금관리 위험 신호 5가지
부가세 환급 1,500만 원을 스스로 포기하는 회계팀
부가가치세 신고 기간이 다가오면 회계팀에는 독특한 관행이 나타납니다. 바로 "애매한 건 신고에서 제외하자"는 분위기입니다.
무슨 의미일까요? 예를 들어, 거래처에서 늦게 발행된 세금계산서, 법인카드로 결제했지만 업무 관련성이 명확하지 않은 항목, 공제 가능 여부가 불확실한 매입 증빙 등은 아예 신고서에서 빼 버리는 경우가 많습니다. 이런 현상은 왜 생길까요?
가장 큰 원인은 촉박한 신고 기한입니다. 25일까지 수백 건에 달하는 거래 내역을 검토하고 전표를 모두 입력해야 하다 보니, 모든 항목을 일일이 점검할 여유가 없습니다. 회계 담당자 관점에서는 이런 결정이 합리적일 수도 있습니다. “차라리 처음부터 애매한 건 제외하고 신고하자. 나중에 가산세 문제로 골치 앓느니 안전하게 가자.” 많은 실무자들이 이런 생각을 합니다.
하지만 이로 인한 회사의 손실은 상당합니다. 세법상 매입세액 공제를 놓쳤더라도 5년 이내에 경정청구를 통해 환급받을 수 있습니다. 그런데 실제로 경정청구를 진행하는 회사는 극히 드뭅니다. 왜냐하면 현재 업무만으로도 벅차서, 과거 자료를 다시 찾아보고 추가로 청구할 여력이 없기 때문입니다.
예를 들어보겠습니다. 연매출 80억 원인 기업이 매번 "애매하다"는 이유로 평균 300만 원의 매입세액 공제를 포기한다고 가정해봅니다. 연간 4번의 신고가 있으니 1,200만 원이 됩니다. 여기에 누락된 세금계산서나 정리가 되지 않은 법인카드 내역까지 더하면 연간 손실액은 2,000만 원에 이릅니다.
환급받지 못한 2,000만 원은 곧바로 다음 달 자금 운용에도 영향을 미칩니다. 이로 인해 현금 흐름이 악화되고, 추가적인 문제가 발생할 수 있습니다.
재고관리 부실로 인한 장부와 현실의 간극
ERP상 집계된 재고자산과 실제 창고의 재고는 차이가 발생할 수 있습니다.. 이는 파손되었거나, 유통기한이 임박했거나, 구형이 되어 팔 수 없는 재고가 적지 않기 때문입니다. 회계적으로는 이러한 차이를 ‘재고자산 감모손실’로 분류합니다.
즉, 장부상의 재고와 실제 재고의 차이가 곧 손실이라는 뜻입니다. 문제는 대부분의 경우 이 손실이 연말 실사 시점에서야 비로소 드러난다는 점입니다. 그 전까지 경영진은 장부상 재고가 모두 실재한다고 판단하고, 이 자료를 바탕으로 주요 의사결정을 내리게 됩니다.
실제로 많은 중소기업은 경제 상황에 따라 재고 수준을 관리하는 경향을 보입니다. 현재와 다음 달의 재고 상황을 5단계(매우 부족~매우 과잉)로 구분하여 판단하는데, 이 지표는 경기 변동과는 반대 방향으로 움직입니다. 경기가 확장 국면에 들어서면 재고 부족 현상이 나타나기 쉽고, 반대로 경기가 위축되면 재고 과잉 위험이 커집니다.
최근 중소기업벤처부에서 발표한 2025년 10월 경기전망조사보고서에 따르면, 제조업 분야는 앞으로 경기가 둔화될 가능성이 높은 것으로 나타났습니다. 이처럼 경기 둔화가 예견되는 상황에서 기업들이 재고 수준을 '적정' 이상으로 판단할 경우, 재고 과잉으로 인해 불필요한 유지 비용이 발생하거나, 경기 회복 국면에서는 재고 소진이 지연되어 경영에 부담으로 작용할 수 있습니다.
실물 재고와 장부상 재고가 일치하지 않으면 실제 가용 재고 파악이 어렵습니다. 이로 인해 영업팀이 추가 수주를 받아오면 긴급 발주가 빈번해집니다. 그 결과, 납기 지연으로 고객 이탈까지 이어질 수 있습니다. 이처럼 부정확한 재고 관리가 반복될 경우 기업의 안정성에 부정적인 영향을 미칠 수밖에 없습니다.
한편, 현금 유동성이 부족한 상황에서는 오히려 단가 인하를 목적으로 대량 구매를 시도하는 역설적인 현상이 발생하기도 합니다. 대량 재고를 확보하더라도 판매가 예상만큼 이루어지지 않을 경우, 이 재고는 창고에 장기적으로 남아 고정비 부담을 가중시키게 됩니다. 이는 다시 현금 흐름을 악화시키는 악순환으로 이어지죠.
따라서 재고 관리의 정확성을 확보하고 합리적인 재고 정책을 수립하는 것이 그 어느 때보다 중요합니다.
부실채권 관리 실패로 인한 대출 한도 축소
재고가 쌓이고 회사에 현금이 부족해지면, 경영진은 어떤 선택을 할까요? 결국 매출을 올려야 한다는 압박을 느끼게 됩니다. 이때 쉽게 하지 않았을 결정, 예를 들어 평소라면 거래하지 않았을 신용이 불분명한 신규 거래처와 손을 잡게 되죠.
심리학에서는 이런 현상을 ‘손실 회피 편향’이라고 부릅니다. 당장 손해를 막으려다 오히려 더 큰 위험을 떠안게 되는 겁니다. 영업팀은 실적의 압박을 받고, 재무팀 역시 당장 쓸 수 있는 돈이 급해집니다. 그러다 보니 거래처의 신용을 제대로 확인하지 않고 서둘러 거래를 승인하는 일도 자주 생깁니다.
우리나라에서 기업 신용조사를 하면 건당 비용이 대략 20만 원부터 시작합니다. 기간도 보통 7일부터 15일 정도 걸리죠. 하지만 지금 영업 기회를 놓칠 수 없다는 마음에 제대로 확인도 하지 않고 일단 거래부터 하자고 결정하는 경우가 많습니다. 운이 좋다면 아무 문제 없이 끝날 수도 있을 것입니다. 하지만 단기 부채가 급증한 업체나, 재무 상태가 나쁜 업체와 거래하게 되면 문제가 발생합니다. 세 달 넘게 외상 대금이 밀리고, 심하면 6개월 후엔 아예 거래처와 연락이 끊기는 경우도 생깁니다.
부실채권의 진짜 문제는 해당 금액만 날리는 게 아닙니다. 2차 손실이 더 큽니다. 회수하려고 변호사를 선임하고 소송하면 수백만 원이 추가로 듭니다. 그 다음 단계는 회사 재무제표가 나빠지게 됩니다. 매출채권 회전율이 떨어지고 연체 비율은 올라가는 것이죠.
은행이 이 지표를 가장 중요하게 봅니다. 대출 심사할 때 제일 먼저 확인하는 게 매출채권 회전율입니다. 매출채권이 낮고 연체가 많으면 현금 회수 능력이 없다고 판단합니다. 결과적으로 대출 한도 축소, 금리 인상이라는 연쇄작용으로 이어지죠. 부실채권이 결국 대출 한도 감소로 이어지는 것입니다.
아무도 모르게 빠져나가는 고정비 누수
중소기업 자금관리에서 현금이 부족할 때 가장 먼저 해야 할 일이 뭘까요? 불필요한 지출을 줄이는 겁니다. 그런데 현실은 정반대입니다. 오히려 비용 통제가 가장 소홀해집니다. 당장 큰 금액 처리하느라 정신없으니, 매달 자동으로 빠져나가는 고정비는 아무도 신경 쓰지 않습니다.
"State of ITAM 2022" 보고서에 따르면, 조사에 참여한 465명의 IT 전문가 중 약 29%가 SaaS 소프트웨어 지출의 거의 3분의 1이 사용되지 않거나 낭비된다고 답했습니다. 또 Zylo의 조사 결과를 보면, 조직이 사용하지 않는 SaaS 라이선스 때문에 매년 평균 2,100만 달러에 이르는 비용이 허공에 사라진다고 하는데요. 이런 낭비는 기업 IT 예산에도 큰 부담을 주고 있습니다.
왜 이런 일이 벌어질까요? 최근 기업 내 SaaS 사용이 급격히 늘면서, 어디서 지출이 새는지 파악조차 어려워졌습니다. 이른바 'SaaS 스프롤(sprawl)' 현상입니다. 누구나 손쉽게 구독하다 보니, 몇몇 서비스는 누가 구독했는지조차 모릅니다.
여기에 '좀비 구독'이 문제를 키웁니다. 담당자가 퇴사했는데 자동 갱신되는 구독 결제와, 같은 서비스를 여러 팀이 중복 결제하는 경우가 부지기수입니다. CFO조차 전체 구독 현황을 한눈에 파악하기 어렵습니다.
실제로 한 중소기업은 전사 구독 현황을 조사했더니, 화상회의 툴을 3개나 유료로 쓰고 있었단 사실을 발견했다고 하는데요. 각 팀이 따로 구독했고 서로 몰랐습니다. 월 30만 원이 그냥 나간 겁니다. 비슷한 기능의 프로젝트 관리 툴도 4개, 디자인 툴도 2개를 중복 구독하고 있었습니다.
이런 비효율이 쌓이면 기업의 재무 건전성과 운영 효율성이 크게 흔들립니다. 문제는 이런 낭비를 언제 발견하느냐입니다. 대부분 분기 예산 검토할 때나 발견됩니다. 그 사이 몇 개월간 불필요한 고정비가 계속 빠져나간 후죠.
늦은 정보로 인한 위기 대응 지연
중소기업이 자금 관리를 할 때 가장 치명적인 약점은 ‘정보가 늦게 들어온다’는 점입니다. 대부분의 회사는 전월 실적을 다음 달 15일이 지나서야 비로소 확인하게 됩니다. 경영진이 한 달 전 자료를 보고 오늘 결정을 내리는 동안, 회사의 통장은 이미 실시간으로 현금이 빠져나가고 있죠.
이렇게 정보가 늦어지는 건 구조적인 이유가 큽니다. 회계 담당자는 25일에 부가세 신고를 마친 뒤에야 전월 전표 입력을 시작할 수 있습니다. 거래내역 수백 건을 확인하고, 세금계산서를 모으고, 법인카드 사용 내역을 대조하고, 통장 입출금을 정리하는 과정이 전부 수작업이라 보름 넘는 시간이 걸립니다.
이 기간 동안 경영진은 회사의 핵심 지표를 제대로 알 수 없습니다. 예를 들어, 매출채권 회수율이 떨어지거나, 재고가 쌓이는 문제, 거래처별 대금이 연체되는 상황 등 중요한 정보가 모두 가려진 채로 의사결정을 내려야 합니다. 숫자는 이미 확정됐는데, 보고서는 아직 나오지 않은 셈이죠.
더 큰 문제는 위기를 알아차리는 시점까지도 늦어진다는 것입니다. 예를 들어, 3월에 발생한 부실채권을 4월 20일에야 알게 되면, 그 사이에 해당 거래처와 추가로 거래가 이뤄져 손실이 더 커질 수밖에 없습니다. 재고 문제도 마찬가지입니다. 2월에 쌓인 재고를 3월 중순이 되어서야 알면, 이미 3월 발주까지 끝난 상태라 재고가 오히려 더 늘어나게 됩니다.
결국 앞서 언급한 네 가지 문제, 즉 부가세 환급 누락, 재고 부실, 부실채권, 불필요한 고정비 지출이 모두 늦게 발견되는 원인은 ‘정보 지연’에 있습니다. 데이터를 실시간으로 집계할 시스템이 없으면 모든 대응이 뒷북이 되고, 이런 악순환이 계속 반복될 수밖에 없습니다.
실시간 재무관리로 5가지 구멍을 한 번에 막는 방법
다섯 가지 문제는 서로 연결되어 한 번에 이어집니다. 현금이 부족해지면 재고 관리가 소홀해지고, 그러다 보니 급하게 무리한 거래를 하게 됩니다. 그 결과 비용 통제가 무너지고, 정보 파악도 늦어져서 모든 문제가 더 커져버립니다.
이 악순환을 끊으려면 어떻게 해야 할까요? 가장 중요한 건 바로 ‘실시간으로 돈의 흐름을 파악하는 것’입니다. 문제가 아직 작을 때 바로 알아차리고, 곧바로 조치를 취하는 게 핵심이죠.
최종적으로 요약하자면, 다음 목록을 중점적으로 확인하시기 바랍니다.
재고 수준이 즉시 업데이트되는지.
모든 구독 서비스가 한눈에 확인되는지.
이러한 실시간 관리 체계는 클라우드 기반 ERP 시스템을 통해 구현할 수 있습니다. 효과적인 중소기업 자금관리는 단순히 프로그램 하나를 설치하는 차원이 아니라, 경영 방식 자체를 전환하는 것이 중요합니다. 월 단위 회계 마감에서 실시간 관리로, 사후 대응에서 사전 예방으로, 감으로 결정하던 방식에서 수치와 데이터 기반의 판단으로 바뀌어야 합니다.
결국, 회사에서 돈이 새어나가는 것을 막는 건 새로운 기술이 아니라 경영진의 인식 변화에 달려 있습니다. 실시간 데이터 분석이 가능한 경영 체계를 갖추지 않으면 앞서 언급한 다섯 가지 문제는 계속 반복될 수밖에 없습니다. 혹시 지금 회사 통장에 잔액이 부족하다면 다섯 가지 주요 원인 가운데 내 회사에 얼마나 해당하는지 한 번 점검해 보시기 바랍니다. 더 이상 '장부상 흑자'라는 착각에 빠져 실제 현금을 잃는 일이 없으시길 바랍니다.