전자계약은 계약서 작성, 서명 요청, 본인 인증, 보관까지 전 과정을 비대면으로 처리하는 온라인 계약 시스템입니다. 일반적인 계약서는 계약 조건을 합의하고, 계약서를 출력해 도장을 찍고, 스캔본을 메일로 주고받습니다. 원본은 서랍이나 담당자의 메일함으로 들어갑니다. 지방 거래처라면 서류가 등기로 오가는 며칠을 기다려야 합니다. 꽤나 오랜 시간이 걸리고, 절차도 복잡한데요. 사실 진짜 문제는 계약 체결 이후에 생깁니다. 몇 달 뒤 그 계약서를 다시 찾을 때, 원본이 어느 메일함에 있는지, 지금 열어 본 파일이 최종본이 맞는지, 갱신일이 언제였는지 선뜻 답하기 어렵습니다. 계약서가 사람과 메일함에 흩어져 있는 한, 누구라도 비슷한 지점에서 난감함을 겪게 되죠.
일반 종이 계약서, 체결 이후에 어떤 문제가 생길까?
일반 계약서는 우선 ‘속도’가 느립니다. 대면 날인과 등기 왕복은 거래가 급할수록 발목을 잡습니다. 상대방 일정과 우편 시간이 어긋나면 계약 한 건에 며칠이 걸리고, 그사이 거래 시점이 밀립니다.
다음 문제가 ‘추적’ 이슈인데, 서명이 끝난 계약서가 어디 있는지, 지금 파일이 위·변조 없는 원본인지 확인할 방법이 마땅치 않습니다. 여러 손을 거치며 버전이 갈리면, 정작 필요한 순간에 원본을 찾는 일부터 다시 시작해야 합니다.
‘관리’도 문제입니다. 서명 유효기간, 갱신일, 아직 서명하지 않은 건은 대개 담당자의 기억과 개인 캘린더에 남습니다. 담당자가 바뀌면 그 기억도 함께 사라집니다.
이 3가지는 하나의 원인에서 나옵니다. 계약서가 여기저기 분산되고 관리가 되지 않는다는 것. 전자서명(종이와 인감 대신 전자적 방식으로 서명 의사를 남기는 일)과 본인확인을 갖춘 전자계약은 바로 이 문제를 한 번에 해결해 줍니다.
파로스ERP 전자계약은 이 문제를 어떻게 해결하나요?
파로스는 삼일회계법인(삼일PwC)과 핀테크 기업 핑거가 공동 개발한 클라우드 ERP입니다. 파로스의 전자계약은 계약서 작성부터 서명, 보관까지 모든 과정을 비대면으로 처리합니다. 등기와 대면 날인에 쓰이던 시간이 클릭 몇 번으로 줄어들죠.
과정은 심플합니다. 회사가 준비한 계약서를 올려 서명을 요청하면, 상대방은 카카오 알림톡이나 이메일로 계약서를 받습니다. 파로스에 별도로 가입하거나 프로그램을 설치할 필요도 없습니다. 받은 화면에서 본인확인을 거쳐 서명하면 끝이죠. 담당자와 거래처, 모두 그만큼 부담이 적습니다.
법적 효력은 본인확인에서 나옵니다. 거래처는 PASS 휴대폰 본인확인이나 이메일 인증 가운데 하나로 신원을 확인한 뒤 서명합니다. 파로스는 이렇게 법적 효력을 갖춘 전자서명을 지원합니다. 25년간 금융 IT를 다뤄 온 핑거의 인증·알림 인프라가 안정성을 증명합니다.
전자계약은 어떤 순서로 진행되나요?
흐름은 4단계입니다. ①계약서를 올리고, ②서명 대상자를 지정해 보내고, ③상대방이 본인확인 후 서명하고, ④상태를 확인하며 계약서를 보관합니다. 회사가 기존에 사용하던 계약서를 PDF로 그대로 올려 서명 위치를 지정하는 방식이고, 서명은 서명패드에 직접 그리거나 도장을 만들어 넣는 등 여러 수단으로 처리합니다.
대표님 입장에서 장점이라고 한다면 진행 상황이 투명하게, 실시간으로 보인다는 점입니다. 파로스는 계약 과정을 ‘작성 중,대기중, 상대 서명 대기중, 내 승인 대기중, 서명 완료’로 나누어 실시간으로 보여줍니다. 유효기간이 지난 계약은 ‘기간 만료’로 표시까지 되죠.
어떤 계약이 상대방 서명에서 멈춰 있고 어떤 건이 내 승인만 남았는지, 목록에서 바로 드러납니다. 상대방이 서명을 마쳐도 요청자가 최종 승인해야 계약이 완료되므로, 마지막 확인권은 회사에 남습니다.
서명 후 계약서가 위조되거나 몰래 수정될 위험은 없나요?
서명 요청이 나간 계약서는 내용을 고칠 수 없고, 이미 보낸 계약은 삭제되지 않습니다. 보낸 뒤 몰래 손대는 일이 처음부터 막힙니다. 완료된 계약서는 계약관리 화면에서 조회하고, 상태 값을 누르면 문서이력까지 따라가 볼 수 있으며, 완료본은 메일로도 받습니다. 회계와 세금을 처리하는 파로스 안에, 계약 문서까지 정리할 수 있어 다른 업무들과도 물 흐르듯 연결됩니다.
전자 계약을 도입하면 실제로 어떻게 달라지나요?
파로스 전자계약을 도입한 회사는 아래 3가지 장점을 입모아 이야기합니다.
등기와 대면을 걷어낸 체결 속도
계약이 어디서 멈췄는지 보이는 가시성
발송 뒤에는 손댈 수 없는 신뢰성
파로스 ERP 전자계약을 도입하면 계약서를 찾는 일이, 헤매는 일이 줄어듭니다. 그 시간을 다른 생산적이고, 창의적인 일에 할애할 수 있겠죠? 또 하나의 ERP 안에서 관리되기에 세무, 회계, 영업과 같은 유관 업무와의 연결도 매끄럽습니다.
현재 파로스는 최대 2개월 무료 체험을 제공 중입니다. 흩어진 계약서에서 반복되던 속도·추적·관리의 문제를, 회사 계약에 직접 적용해 확인해 보시기 바랍니다.
자주 묻는 질문
Q. 전자계약도 법적 효력이 있나요?
상대방이 PASS 휴대폰 본인확인 또는 이메일 인증으로 신원을 확인한 뒤 서명하며, 파로스는 이를 통해 법적 효력을 갖춘 전자서명을 지원합니다.
Q. 거래처나 근로자도 파로스에 가입해야 하나요?
아니요. 상대방은 카카오 알림톡이나 이메일로 받은 계약서에서 본인확인을 거쳐 서명하면 됩니다. 별도의 가입이나 설치가 필요하지 않습니다.
Q. 어떤 파일을 계약서로 쓸 수 있나요?
준비한 계약서를 PDF 형식으로 업로드해(한 번에 한 개, 최대 50MB) 서명 위치를 지정합니다.
Q. 완료된 계약서는 어떻게 보관하고 확인하나요?
계약관리 화면에서 진행·완료 상태와 문서이력을 확인할 수 있고, 완료된 계약서는 메일로도 받아볼 수 있습니다.