기장을 세무사무실에 맡기면 장부와 세무 신고는 세무사무실이 처리합니다. 경리 담당자의 업무가 줄어들 것 같지만, 현실은 다릅니다. 세무사무실이 처리하지 않는 영역, 그러니까 매일 발생하는 거래 정리와 내부 보고, 대금 지급 같은 일은 고스란히 경리 담당자의 몫으로 남습니다. 그리고 그 업무 대부분은 엑셀로 진행됩니다.
회계 프로그램을 쓰고 있는데도 엑셀이 사라지지 않는 이유가 여기에 있습니다. 세무사무실용 자료는 엑셀로 만들고, 내부 보고서도 엑셀로 따로 관리하고, 이체는 인터넷뱅킹에서 별도로 처리합니다. 같은 거래를 두 번, 세 번 입력하는 구조입니다.
이 이중 작업은 경리 담당자의 능력 문제가 아닙니다. 세무사무실에 기장을 맡기는 순간 만들어지는 업무 구조의 문제이고, 그 구조를 바꾸지 않는 한 프로그램을 바꿔도 엑셀에서 벗어나기 어렵습니다.
기장 맡기는 회사 경리 담당자의 엑셀 이중 작업 현실
기장을 세무사무실에 맡기면, 장부 기록과 세무 신고는 세무사무실이 처리합니다. 경리 담당자가 할 일은 세무사무실에 자료를 넘기는 것과 내부 자금 관리, 이 두 가지입니다. 문제는 이 두 가지가 전부 엑셀에서 진행된다는 점이죠.
세무사무실에 보낼 자료부터 엑셀입니다. 매입매출장을 엑셀로 정리하고, 은행 사이트에서 통장거래내역을 다운로드해서 이체메모를 작성합니다. 증빙서류는 건건이 스캔해서 함께 전송합니다. 세무 프로그램에 직접 입력해서 보내면 더 빠를 텐데, 세무사무실이 받아주지 않습니다. 세무사무실 자체 양식에 맞는 엑셀 파일로 달라는 겁니다.
내부 기장에 사용하는 프로그램도 엑셀입니다. 세무사무실이 관리하는 장부는 부가세 신고와 결산용이지, 사장님이 궁금해할 때 바로 꺼내 보여줄 수 있는 자료가 아닙니다. 그래서 금전출납부 형태로 입출금 보고서를 엑셀에 따로 만들어둡니다. 정기적인 보고 일정이 따로 없기 때문에, 사장님께서 궁금해하시는 바로 그 순간이 보고 시점이 됩니다. 따라서 그때마다 엑셀 파일을 급히 열어 데이터를 정리해야 합니다.
이체 업무도 마찬가지입니다. 급여는 은행에 직접 가서 입금의뢰를 하고, 외상대금은 건건이 인터넷뱅킹에 접속해서 이체합니다. 거래처가 많은 날은 이체에만 시간이 오래 걸리고, 금액이나 계좌를 잘못 입력하는 실수도 늘어납니다
여기에 만약 현장별 집계까지 요구받으면 엑셀로는 감당하기 어려워집니다. 시트가 복잡해지고, 수식이 꼬이고, 어디서 숫자가 맞지 않는지 추적하는 데만 시간을 쏟게 됩니다.
회계 프로그램을 써봐도 엑셀이 사라지지 않는 구조적 원인
세무사무실과 내부 업무가 분리된 기장 대행 구조
기장을 맡기면 세무사무실은 사무실의 프로그램으로 장부를 관리합니다. 경리 담당자는 그 프로그램에 접근할 수 없거나, 접근하더라도 부가세와 결산 확인 정도만 가능합니다. 하지만 일상적인 입출금 관리, 거래처 대금 지급, 내부 보고 같은 업무는 세무사무실의 영역이 아닙니다. 세무사무실이 해주는 일과 경리 담당자가 직접 해야 하는 일이 완전히 분리되어 있고, 그 사이를 엑셀이 채우고 있는 구조입니다.
장부 확인에만 머무는 단순 회계 프로그램의 한계
이 상황을 해결하려고 다른 회계 프로그램을 써보는 경리 담당자도 많습니다. 그런데 단순 회계 프로그램은 거래처 관리와 매입매출 기록 같은 장부 기능은 제공하지만, 이체와 보고서 생성, 현장별 집계 같은 후속 업무까지 연결되지 않는 경우가 대부분입니다. 장부는 프로그램에 입력하고, 이체는 인터넷뱅킹에서 따로 하고, 보고서는 엑셀로 다시 만듭니다. 프로그램 하나를 더 쓰면서 오히려 작업 단계만 늘어나는 셈입니다.
결국 단순 회계 프로그램이 커버하지 못하는 영역을 엑셀과 인터넷뱅킹이 채우는 구조가 반복됩니다. 경리 담당자가 엑셀을 쓰는 이유는 엑셀이 편해서가 아니라, 엑셀 말고는 대안이 없기 때문입니다.
현장별 집계와 즉시 보고 요구에 대응하지 못하는 업무 환경
사업이 커지면 사장님의 요구도 달라집니다. 전체 입출금 현황만이 아니라 현장별 수익, 사업자별 결산, 거래처별 매입매출 추이까지 보고 싶어 합니다. 엑셀로 이 작업을 하려면 시트를 나누고 수식을 걸어야 하는데, 구조가 복잡해질수록 오류가 생기기 쉽고 유지 관리에 시간이 걸립니다. 사장님이 궁금해하실 때 바로 꺼내 보여주기도 어렵습니다.
이 시점이 엑셀의 한계를 가장 크게 느끼는 순간이고, 동시에 ERP 도입을 진지하게 고민하게 되는 전환점입니다.
파로스 ERP가 엑셀 이중 작업을 없애는 통합 처리 구조
파로스는 국내 최고 권위의 삼일회계법인과 핀테크 선도기업 핑거가 공동 개발한 중소기업 특화 ERP입니다. 기장을 세무사무실에 맡기더라도, 경리 담당자가 매일 처리하는 거래 수집, 전표, 이체, 보고서를 하나의 시스템 안에서 끝낼 수 있도록 설계되었습니다. 엑셀이 끼어들 빈 공간이 없는 구조입니다.
세무대리인 연동으로 엑셀 자료 전송 자체가 사라지는 구조
기장을 맡기면서 엑셀 이중 작업이 생기는 가장 근본적인 원인은 세무사무실과 회사의 데이터가 분리되어 있기 때문입니다. 파로스는 이 문제를 세무대리인 연동 기능으로 해결합니다.
파로스에서 세무대리인을 연동하면, 경리 담당자가 파로스에 입력한 장부와 인사정보를 세무대리인이 직접 열람하고 검토할 수 있습니다. 세무대리인은 파로스 장부를 바로 확인한 뒤, 세금신고서 작성과 신고 대리, 급여 관리, 4대보험 신고까지 처리할 수 있습니다. 경리 담당자가 매입매출장을 엑셀로 따로 정리해서 보내고, 통장거래내역을 다운로드해서 이체메모를 붙이고, 증빙서류를 스캔해서 전송하는 과정이 필요하지 않습니다. 파로스 안에 있는 데이터를 세무대리인이 직접 보기 때문입니다.
세무대리인이 장부를 수정한 경우에는 프로그램 상단 알림으로 등록, 수정, 삭제 이력이 표시되어 경리 담당자가 변경 내용을 바로 확인할 수 있습니다. 세무사무실의 작업 결과를 별도로 전달받거나 확인하러 연락할 필요 없이, 파로스 안에서 실시간으로 파악할 수 있는 구조입니다.
세무사무실에 엑셀이 필요할 때도 다운로드로 간편하게
세무대리인 연동 없이 세무사무실과 자료를 주고받아야 하는 상황에서도, 엑셀을 처음부터 수작업으로 만들 필요가 없습니다. 파로스에서 수집된 거래 내역은 거래수집 화면에서 엑셀 파일로 바로 다운로드할 수 있습니다. 매입세금계산서, 현금영수증, 법인카드, 계좌 입출금 내역 등 수집된 데이터를 그대로 엑셀로 내보낼 수 있어, 세무사무실이 엑셀을 요구하더라도 별도로 정리하는 작업이 필요하지 않습니다.
장부도 마찬가지입니다. 파로스가 제공하는 분개장, 총계정원장, 매입매출장, 현금출납장 등 8종의 장부는 모두 엑셀로 다운로드할 수 있습니다. 엑셀 금전출납부를 따로 만들어서 관리하는 대신, 파로스에서 현금출납장을 다운로드하면 같은 역할을 합니다.
ERP 안에서 완료되는 대금이체와 급여이체
파로스에서는 매입전표 데이터를 기반으로 거래처 대금이체를 ERP 안에서 직접 실행할 수 있습니다. 거래처 등록 시 입력한 계좌 정보와 전표에 기록된 금액이 자동으로 연동되기 때문에, 인터넷뱅킹에 접속해서 이체 정보를 다시 입력하는 과정이 없어집니다. 건건이 금액과 계좌번호를 눈으로 확인하며 수동으로 이체하던 방식에서 벗어나는 것입니다.
급여이체도 마찬가지입니다. 급여대장에 입력된 임직원별 급여 내역을 조회한 후 선택하면, 사원대장에 등록된 계좌 정보와 연동되어 파로스 안에서 바로 이체할 수 있습니다. 은행에 직접 가서 입금의뢰를 하거나 대량이체를 별도로 신청할 필요가 없습니다.
이체가 완료되면 계좌 거래 내역에서 해당 출금 건을 선택하여 바로 출금 전표를 처리할 수 있어, 이체와 회계 처리가 하나의 흐름으로 이어집니다.
현장별 집계와 경영 보고서 자동 생성
파로스에서는 전표를 입력할 때 프로젝트와 현장을 지정할 수 있습니다. 한 번 지정해두면 현장별 손익보고서와 프로젝트별 손익보고서가 자동으로 생성되기 때문에, 엑셀로 시트를 나누고 수식을 걸어서 현장별 집계를 만드는 작업이 필요하지 않습니다.
월간결산보고서, 자금일보, 기간 손익보고서 같은 경영 보고서도 입력된 전표 데이터를 기반으로 자동 생성됩니다. 매출 증감률, 자금 유입과 유출 현황, 주요 재무 지표가 시각화되어 제공되기 때문에, 사장님이 궁금해하실 때 엑셀 파일을 열어서 급하게 정리할 필요 없이 파로스 보고서를 그대로 보여드릴 수 있습니다.
엑셀 이중 작업 없이 경리 업무를 끝내는 경험, 파로스 무료 체험
기장을 맡기고 있으니까 ERP는 필요 없다고 생각할 수 있습니다. 하지만 기장을 맡기는 것과 ERP를 쓰는 것은 양자택일이 아닙니다. 기장은 세무사무실에 맡기되, 매일 반복되는 거래 수집과 전표 처리, 이체, 보고서 작성은 ERP 안에서 처리하면 엑셀이 끼어들 이유가 없어집니다.
파로스는 사용자 수에 제한이 없어 담당자 변경이나 인원 추가에도 추가 비용이 발생하지 않습니다. 삼일회계법인의 회계 전문성이 반영된 계정 체계 위에서 실무를 바로 시작할 수 있고, 부가세 신고서 작성과 전자신고 파일 제작까지 지원합니다.
다른 회계 프로그램을 써봤지만 결국 엑셀로 돌아왔다면, 파로스를 무료로 체험해 보세요. 거래 수집부터 이체, 보고서까지 엑셀 없이 한 번에 끝나는 경험이 이중 작업에서 벗어나는 가장 확실한 기준이 될 것입니다.