외부 회계 감사를 잘 치르려면 평소에 체계적으로 준비하는 게 무엇보다 중요합니다. 외부감사법이 완전히 바뀌면서 중소기업을 비롯한 많은 회사가 감사 대상에 들어가게 됐고, 감사 기준도 훨씬 엄격해졌습니다. 예전처럼 결산 막바지에 서둘러 회계 자료를 모아서는 이제는 달라진 감사 기준을 맞추기가 쉽지 않습니다. 그래서 평소에도 꾸준히 관심을 가지고, 꼼꼼하게 준비해야 외부 감사를 제대로 대비할 수 있습니다.
주식회사는 자산총액이나 매출액이 각각 500억 원 이상이면 별도의 조건 없이 감사 대상이 됩니다. 만약 이 기준을 충족하지 않아도, 자산이 120억 원 이상이거나 부채 70억 원 이상, 매출액 100억 원 이상, 종업원 수 100명 이상 중에서 두 가지 이상 해당되면 감사 대상에 포함됩니다. 유한회사의 경우에도 금액 기준은 같지만, 여기에 사원 수가 50명 이상이라는 조건이 추가되어 이 중 세 가지 이상을 만족해야 감사를 받아야 합니다. 이런 판단은 직전 사업연도 말일을 기준으로 하므로, 결산할 때마다 해당 여부를 꼭 확인해야 합니다.
계속 감사를 받는 회사는 사업연도가 시작된 뒤 45일 이내에 감사인 선임을 마쳐야 합니다. 반면, 처음 감사를 받는 회사는 4개월까지 기간이 주어집니다. 감사위원회가 있는 회사라면 사업연도 개시 전에 미리 선임을 끝내야 하죠. 만약 이 기한을 넘기면, 감사인이 강제로 지정되고, 감사 수수료나 감사 과정도 훨씬 까다로워질 수 있습니다. 또, 감사 계약을 맺은 뒤에는 2주 안에 금융감독원 외부감사계약보고시스템에 선임 사실을 보고해야 합니다. 이를 놓치면 행정 처분을 받을 수 있으니 주의해야 합니다.
현금과 예금은 감사의 출발점입니다. 모든 금융기관과의 거래 내역에 대해 예금잔액증명서를 주기적으로 챙겨 두어야 합니다. 은행조회서는 감사인이 직접 금융기관에 요청해 받는 서류로, 예금 잔액뿐 아니라 차입금, 담보 제공 내역, 지급보증 여부까지 확인할 수 있습니다. 이 서류가 장부와 맞지 않으면, 감사 절차가 길어질 수 있습니다.
중소기업에서 흔하게 발생하는 실수는 매출과 채권의 귀속 시기, 즉 컷오프(Cut-off) 오류입니다. 기말 전후의 출고 증빙과 세금계산서 발행 내역을 평소에 꼼꼼히 대조하는 습관이 있으면, 감사 때 문제를 크게 줄일 수 있습니다. 확실하게 회수되지 않은 채권에 대해서는 채권연령분석표를 미리 준비해 두는 것이 좋습니다.
재고자산은 제조업이나 유통업을 하는 중소기업에서 특히 신경 써야 하는 부분입니다. 재고수불부를 활용해서 수량과 단가의 변동을 지속적으로 기록하고, 제조업의 경우 매가환원법은 사용할 수 없습니다. 평소에 원가 계산 시스템이 논리적으로 제대로 작동하는지도 계속 점검해야 합니다.
토지·건물·기계장치 같은 유형자산은 등기부등본이나 건축물대장 등 법적 증빙 서류를 갖추는 것이 기본입니다. 새로 산 자산은 매매계약서와 취득세 납부 확인서도 함께 챙겨야 합니다. 감가상각 방법은 매년 일관되게 적용해야 하고, 내용연수를 바꿀 때는 그 이유를 문서로 남겨 두어야 합니다.
특허권이나 상표권 등 무형자산은 등록증이나 계약서를 통해 권리를 입증해야 합니다. 회사에서 자체적으로 개발한 무형자산이 있다면, 자산화 요건을 충족했다는 연구 보고서나 비용 집계표 등 관련 자료를 함께 준비해야 합니다.
부채 감사에서 가장 중요한 건 혹시 빠진 부채가 없는지 확인하는 일입니다. 차입금은 차입계약서와 은행조회서로 잔액, 이자율, 만기일을 다시 점검해야 하며, 퇴직급여부채는 임직원 명부와 퇴직금 추계 내역으로 확인할 수 있습니다. 퇴직연금 제도에 가입했다면, 금융기관의 잔액 보고서도 꼭 따로 챙겨 둬야 합니다.
자본 계정은 법적 절차를 제대로 지키는 게 중요합니다. 증자나 감자가 있었다면 주주총회나 이사회 의사록, 등기부등본, 그리고 자금 유입을 입증하는 자료까지 모두 준비해야 합니다. 주주명부는 특수관계자를 파악하는 기본 자료가 되기 때문에, 항상 최신 상태로 관리하는 것이 필요합니다.
이 서류 목록이 복잡해 보일 수 있지만, 파로스ERP가 제공하는 한 장의 이미지를 저장하여 실무에 활용하시면 도움이 될 것입니다.
현금·예금과 유동자산: 예금잔액증명서, 은행조회서
매출채권과 재고자산: 출고 증빙 자료, 세금계산서 발행 내역, 채권연령분석표, 재고수불부
유형·무형자산과 소유권 증빙: 등기부등본, 건축물대장, 매매계약서, 취득세 납부 확인서, 감가상각 관련 문서 (변경 사유 포함), 무형자산 등록증, 계약서, 연구보고서 및 비용 집계표 (자체 개발 무형자산 해당 시)
부채와 자본 계정: 차입계약서, 은행조회서 (차입금 관련), 임직원 명부, 퇴직금 추계 내역, 금융기관 잔액 보고서 (퇴직연금 가입 시), 주주총회·이사회 의사록, 등기부등본 (증자·감자 관련), 자금 유입 증빙 자료, 최신 주주명부
💡
파로스ERP는 국내 1위 회계법인인 삼일회계법인과 협업하여 개발되었으며, 지속적인 회계 전문성을 바탕으로 상시 검수를 진행하고 있습니다. 특히 회계 감사의 기초가 되는 주요 재무제표와 각종 필수 장부들을 자동으로 생성하여 제공하고 있습니다.
파로스 ERP는 거래 내역을 상세히 설명할 수 있는 8가지 유형의 장부를 제공하며, 감사 자료 제출을 위한 엑셀 다운로드 기능도 지원하여 회계 감사 준비를 더욱 체계적이고 효율적으로 진행할 수 있도록 돕습니다.
건당 3만 원이 넘는 지출에는 반드시 적격증빙을 챙겨야 합니다. 만약 빠뜨리면 전체 거래 금액의 2%를 증빙불비가산세로 내야 하죠. 여기서 말하는 적격증빙에는 세금계산서, 계산서(부가가치세가 면제되는 면세 물품을 구매할 때), 신용카드 매출전표, 그리고 지출증빙용 현금영수증, 이렇게 네 가지가 있습니다.
접대비를 쓸 때는 꼭 법인 명의로 된 카드를 이용해야 합니다. 임직원이 개인 카드를 쓴 경우에는 법인 비용으로 인정받을 수 없습니다.
경조사비의 경우, 청첩장이나 부고장 등 관련 증빙이 있으면 건당 20만 원까지 비용 처리가 가능합니다. 하지만 이 금액을 넘는 부분은 반드시 정규 증빙이 있어야 인정됩니다.
또한, 인건비를 지급할 때는 갑종근로소득세 신고 내역과 사회보험료 납부 영수증도 꼭 준비해야 합니다. 이렇게 준비된 서류가 있을 때만 비용으로 인정받을 수 있으니, 꼼꼼히 챙기는 게 좋습니다.
K-GAAP 제31장은 중소기업에 회계처리 특례를 두고 있습니다. 먼저, 시장성이 없는 지분증권은 취득원가로 평가할 수 있기 때문에 해마다 외부 평가 보고서를 준비할 필요가 없습니다. 또, 유형자산이나 무형자산의 내용연수는 법인세법에서 정한 기준을 그대로 써도 되어서 회계와 세무의 차이를 자연스럽게 줄일 수 있습니다. 장기 채무의 경우도 현재가치로 할인하지 않고 명목가액으로 표시할 수 있고, 이연법인세 회계 처리도 생략할 수 있습니다.
다만, 상장 준비를 하거나 연결 재무제표를 작성해야 하는 기업이라면 이 특례를 모두 적용할 수 있는지 미리 확인해 보는 것이 중요합니다.
내부회계관리제도는 재무제표의 신뢰성을 지키기 위한 회사 전체의 통제 시스템입니다. 중소기업의 경우, 모든 업무 과정을 완벽하게 문서화하기보다는 재무제표에 중대한 영향을 줄 수 있는 핵심 프로세스에 집중하는 것이 현실적입니다. 실무에서는 기안 결재 서류, 이메일, 회의록처럼 공식적이지 않은 자료도 통제 과정의 증빙으로 충분히 쓸 수 있습니다.
회사는 매년 내부회계관리 규정이 잘 지켜지고 있는지 스스로 평가하고, 그 결과를 바탕으로 운영실태보고서를 작성해야 합니다. 또 통제 환경, 위험 평가, 통제 활동, 정보와 의사소통, 모니터링까지 다섯 가지 핵심 구성 요소에 대한 최소한의 증빙 자료를 항상 준비해 두면, 감사가 있을 때도 한결 수월하게 대응할 수 있습니다.
감사인에게 제공할 수 있는 식사는 1인 기준으로 한 번에 5만 원 이하로 정해져 있습니다. 경조사비 역시 10만 원 이내의 금전이나 화환만 허용됩니다. 그리고 감사인은 회사의 재무제표 작성이나 회계 처리 자체를 대신해줄 수 없으며, 회사 내부에서 이를 직접 처리할 능력이 있는지도 감사 평가 항목 중 하나입니다.
평소부터 꼭 챙겨야 할 부분은 적격한 증빙을 받는 습관과, 주요 의사결정 과정을 문서로 남기는 일입니다. 또 예금 잔액 확인, 재고 수불부 작성, 채권 연령 분석처럼 월 결산에서 반복적으로 챙겨야 하는 업무를 생활화하면 연말 감사 때 부담이 크게 줄어듭니다.
※ 이 글은 일반적인 회계/세무 기준을 바탕으로 작성되었습니다. 개별 기업의 구체적인 사실관계에 따라 판단이 달라질 수 있으므로, 중요한 의사결정 시에는 세무 전문가의 검토를 받으시길 권장합니다.
파로스 ERP 공식 블로그