급여대장은 임직원에게 지급한 급여 내역을 항목별로 기록해 보관하는 문서입니다. 근로기준법에 따라 사업주는 임금대장을 작성하고 보관해야 할 의무가 있으며, 임금대장을 작성하지 않으면 500만원 이하의 과태료 대상이 됩니다. 그런데 막상 실무에서 급여대장을 관리하는 일은 생각보다 만만치 않습니다. 급여대장과 실제 이체·회계 전표 내역을 따로 관리하다 보니, 매달 숫자를 맞추는 대사 작업을 해야합니다. 또한 매달 대표에게 결재받고 이체 내역까지 출력해서 확인하고 보관하는 번거로움도 있습니다. 이 글에서는 급여대장 자동 작성 방법과, 결재·보관 단계에서 실무자들이 실제로 겪는 문제를 어떻게 해결할 수 있는지 안내합니다.
급여대장 관리, 왜 이렇게 힘들까요?
급여대장 관리가 힘든 이유는 여러가지입니다. 급여대장을 만드는 것도 번거로우며, 결재받는 방식과 보관하는 방식이 정해져 있지 않아서, 회사마다 담당자마다 다르게 처리하고 있기 때문입니다. 실제로 소규모 사업장 실무자들은 아래와 같은 어려움을 겪고 있습니다.
급여대장을 만드는 것부터 번거롭습니다
- 사원별로 지급 항목과 공제 항목을 엑셀 수식으로 하나하나 넣고, 실지급액까지 맞춰서 계산해야 합니다.
- 사원이 늘거나 지급/공제 항목이 바뀔 때마다 수식을 다시 손봐야 하고, 이 과정에서 숫자가 어긋나면 원인을 찾는 데도 시간이 걸립니다.
- 이 작업을 매달 급여일마다 처음부터 다시 반복해야 합니다.
급여대장을 따로 결재받는 방법이 불편합니다.
- 대표에게 결재받으러 출력한 뒤, 결재가 완료되면 별도로 파일에 관리해야합니다. 엑셀로 만든 급여대장을 출력해서 지출결의서 뒤에 증빙으로 붙이거나, 월별 파일철을 따로 만들어 대표에게 매달 종이로 결재받는 방식은 흔하게 볼수 있습니다. 매달 급여일마다 출력하고, 붙이고, 결재받으러 다니는 이 과정을 똑같이 반복해야 하다 보니 담당자 입장에서는 매번 번거롭고 시간이 드는 일이 됩니다.
- "이 파일이 최신본 맞나?" 매달 새 급여대장 파일을 만들다 보면 파일은 계속 쌓이고, 결재받을 때 어떤 게 최종본인지 헷갈리는 일이 잦습니다.
급여대장, 보관하는 게 더 힘듭니다
- 하드카피와 소프트카피로 이중 보관하는 회사도 많습니다. 자료 유실을 막으려고 출력본과 파일을 같이 보관하다 보면, 오히려 관리할 게 두 배로 늘어납니다.
- 노출되면 곤란한 정보라서, 프린트한 급여대장은 파쇄해야 합니다. 급여는 노출되면 곤란한 민감한 개인정보다 보니 결재가 끝난 종이는 파쇄하고, 컴퓨터 파일도 접근을 제한해서 보관해야합니다. 그만큼 보안 관리 부담도 계속됩니다.
- 담당자가 바뀌면 관리 방식도 같이 바뀝니다 "전임자는 파일철을 만들어 금고에 보관했는데, 후임자는 파일철 없이 컴퓨터 파일로만 관리한다"는 식으로, 인수인계 때마다 방식이 흔들리고 혼선이 생깁니다.
거기에 급여대장과 실제 이체·회계 전표 내역까지 따로 관리되다 보니, 매달 숫자를 맞추는 대사 작업도 남아있습니다. 그럼 급여대장을 만드는 과정부터 하나씩 살펴보겠습니다.
급여대장, 자동으로 만들 수 있을까요?
핀테크 기업 핑거와 국내 회계법인 1위 삼일회계법인이 함께 만든 파로스 ERP에서는 급여를 한 번 입력하면 급여대장이 자동으로 집계되는 것은 물론, 작성 이후의 결재과정까지 줄어듭니다.
대상자의 귀속 연월을 선택하면 등록된 급여 내역이 급여대장으로 자동 집계됩니다. 부서별 지급액도 물론 확인이 가능합니다. 또한 급여 입력 후 전표처리를 하면 같은 데이터가 회계 전표로도 반영됩니다. 급여대장은 엑셀 다운로드도 지원해 기존 방식의 내부 보관·공유와 병행하실 수 있습니다.
급여대장에는 원래 인적사항, 근무 정보, 지급 항목, 공제 항목, 실지급액까지 여러 항목이 들어가야 합니다. 파로스에서는 급여에 따른 공제 항목이 자동으로 계산됩니다.
급여대장을 엑셀·수기로 관리하는 것과 파로스ERP에서 관리하는 것은 이렇게 다릅니다.
구분 | 엑셀·수기 관리 | 파로스 ERP |
급여대장 생성 | 매달 수식·서식을 새로 작성 | 급여 입력 후 귀속연월 선택 시 자동 집계 |
부서별 집계 | 별도 함수·피벗 작업 필요 | 부서별 집계 기능으로 즉시 확인 |
회계 반영 | 급여대장과 전표를 별도로 대사 | 전표처리 시 같은 데이터가 전표로도 반영 |
보관·공유 | 파일 버전 관리, 대표 별도 보고 | 시스템 내 보고, 별도 관리 필요 없음 |
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급여대장, 출력·보관하지 않고 끝낼 수 있을까요?
파로스 ERP에서는 가능합니다. 급여 이체 시 대상자를 선택하면 그 내역으로 지출결의서가 바로 만들어지고, 결재자 지정부터 이체 확인까지 시스템 안에서 끝낼 수 있어 종이를 출력하거나 따로 보관·파쇄할 필요가 줄어듭니다.
- 지출결의서를 따로 작성하지 않아도 됩니다
- 급여 이체 화면에서 지급 대상자를 체크하면 해당 내역 그대로 지출결의서 작성이 가능합니다. 금액과 사원 정보를 다시 옮겨 적을 필요가 없습니다.
- 결재자·지급 예정일만 입력하면 기록으로 남습니다
- 지출결의서에 결재자와 지급 예정일을 입력하고 저장하면, [지출결의서] 메뉴와 급여이체 목록의 비고란에 결의서 번호가 함께 표시됩니다.
- 이체 후에도 결과를 바로 조회할 수 있습니다
- 이체를 실행하면 [이체결과] 화면에서 지출결의서 번호로 이체 상태(성공/실패)를 확인할 수 있습니다. 이체가 제대로 됐는지 확인하려고 출력물을 따로 뽑아둘 필요가 없습니다.
- 종이로 남기지 않아도 되니, 파쇄할 것도 없습니다
- 지출결의서와 이체 기록이 시스템에 남기 때문에, 노출 우려로 종이를 파쇄하거나 파일을 별도로 보관할 필요가 줄어듭니다.
- 급여명세서도 따로 만들 필요가 없습니다.
- 파로스 ERP는 급여를 한 번 입력하면 같은 데이터로 급여대장과 급여명세서가 함께 생성됩니다. 급여내역서, 명세서, 급여항목명세를 각각 나눠서 엑셀로 재정리하지 않아도, 급여대장 화면과 급여명세서 화면에서 필요한 형태로 바로 확인하고 출력·발송할 수 있습니다. 급여대장을 이체·명세서 발송까지 한 번에 연결하는 방법은 급여대장·이체·명세서, 하나로 연결하는 급여 자동화 방법에서 더 자세히 다루고 있습니다.
급여대장 결재와 보관에 매달 많은 시간을 쓰고 계시다면, 파로스 홈페이지에서 무료체험을 신청해 직접 확인해보실 수 있습니다.
FAQ
Q. 급여대장 관리가 유독 힘든 이유는 무엇인가요?
급여대장을 만드는 것보다, 매달 결재받고 문서를 보관하는 과정이 더 큰 부담이기 때문입니다. 결재 방식과 보관 방식이 회사마다, 담당자마다 다르다 보니 관리가 더 어려워집니다.
Q. 급여대장은 반드시 작성해야 하나요?
네, 근로기준법상 사업주는 임금대장을 작성·보관할 의무가 있습니다.
Q. 급여대장과 급여명세서는 어떻게 다른가요?
급여대장은 사업주가 전체 임직원의 급여 내역을 관리 목적으로 작성하는 내부 문서이고, 급여명세서는 각 근로자 개인에게 교부하는 개별 문서입니다. 기재 항목은 대부분 겹치지만 발급 대상과 목적이 다릅니다.
Q. 급여대장 양식은 어디서 구할 수 있나요?
고용노동부 등 공공기관에서 표준 양식을 참고하실 수 있고, ERP를 사용하시면 급여를 입력하는 것만으로 대장 형식이 자동 생성됩니다.
Q. 급여대장 보관 기간은 얼마나 되나요?
근로기준법 제 42조에 따라 마지막으로 기재한 날부터 3년간 보존해야 합니다. 다만 법령은 개정될 수 있으니, 정확한 보존 기간은 최신 근로기준법령으로 확인하시길 바랍니다.
Q. 급여이체 전에 지출결의서로 결재를 받을 수 있나요?
네, 급여이체 화면에서 대상자를 선택하면 해당 내역으로 지출결의서를 바로 작성할 수 있고, 결재자와 지급 예정일을 기록해 저장할 수 있습니다.
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