물건을 출고하면 거래명세서를 작성합니다. 그리고 거래처에 보내죠. 며칠 뒤에 세금계산서를 발행합니다. 문제는 이 두 문서 속 기재 내용이 다를 때입니다.
거래명세서에 적은 거래처·품목·금액을 세금계산서 화면에서 처음부터 다시 입력하다 보면, 수량을 하나 빠뜨리거나 단가를 잘못 눌러 두 문서의 금액이 어긋나기 쉽습니다. 사람이 같은 내용을 두 번 ‘손으로’ 옮기면서 발생되는 문제인데요.
삼일회계법인(삼일PwC)과 핀테크 기업 핑거가 공동 개발한 클라우드 ERP 파로스가 바로 이 지점에 주목해 자동화 체계를 구현했습니다. 파로스에서는 거래명세서를 작성하는 화면에서 '세금계산서 발행'을 한 번 체크하면 두 문서를 연동해 함께 발행할 수 있습니다.
거래명세서에서 빠지면 안되는 항목은?
거래명세서는 "무엇을, 얼마에, 언제 넘겼는지"를 거래처와 서로 확인하는 문서입니다. 세금계산서가 부가가치세 신고의 근거가 되는 세무 증빙이라면, 거래명세서는 거래 내용을 맞춰 보는 일종의 상거래 문서라고 볼 수 있습니다.
거래세서 한 장에는 아래 항목이 빠지지 않아야 합니다.
공급자·공급받는자 정보 : 상호, 사업자등록번호, 대표자명, 주소
거래일자 : 실제로 물품이나 서비스를 넘긴 날짜
품목 내역 : 품목명, 규격, 수량, 단가
금액 : 공급가액(부가세를 뺀 물건값), 세액(부가가치세), 합계
참고사항(선택 ): 대금을 받을 계좌번호 등
이 항목들은 세금계산서에 들어가는 정보와 거의 동일합니다. 특히 사업자등록번호, 공급가액과 세액, 작성일자는 세금계산서에도 반드시 들어가야 하는 항목입니다. 그래서 거래명세서를 제대로 작성해 두는 것만으로, 세금계산서에 필요한 내용은 이미 다 채웠다고 볼 수 있습니다.
파로스 ERP에서는 자주 거래하는 거래처와 품목을 [기초정보] 메뉴에 미리 등록해 두면, 문서를 쓸 때마다 목록에서 불러와 채울 수 있습니다. 미리 등록해 두지 않았더라도 작성 화면에서 [추가] 버튼으로 그 자리에서 넣을 수 있으니, 처음부터 완벽하게 갖춰 둘 필요는 없습니다.
거래명세서와 세금계산서, 한 번에 발행하는 방법은?
파로스에서는 거래명세서를 작성하면서 세금계산서를 동시에 발행할 수 있습니다. 순서대로 보겠습니다.
① 거래명세서 작성하기
[회계관리]-[증빙관리]-[거래명세서]에서 [+작성]을 누르고 공급받는자·거래일자·품목을 입력합니다. 등록해 둔 품목이 있으면 불러와 채우면 되고, 수량과 단가를 넣으면 금액은 자동으로 합산됩니다.
② '세금계산서 발행' 체크해 동시 발행하기
작성 화면 우측 하단의 '세금계산서 발행'에 체크하면, 거래명세서와 세금계산서가 함께 발행됩니다. 방금 입력한 거래처·품목·금액이 그대로 이어지니, 세금계산서를 다시 작성할 필요가 없습니다.
③ 전송 방식 고르고 발행하기
세금계산서는 홈택스로 보내는 시점을 즉시 전송과 익일 전송 중에 고를 수 있습니다. 익일 전송은 발행 당일에 한해 취소할 수 있어, 금액을 한 번 더 확인할 여유가 필요할 때 안전합니다. 발행한 세금계산서는 매출전표와 연결되어 전표번호로 확인할 수 있습니다.
이미 매출전표를 입력해 둔 경우라면, 매출전표를 선택해 [거래명세서]·[세금계산서] 버튼으로 연동 발행할 수도 있습니다.
매출전표부터 작성하는 회사는?
지금까지는 거래명세서를 먼저 쓰는 흐름을 설명했습니다. 그런데 거래가 발생하면 매출전표(회계 장부에 남기는 분개 기록)부터 입력해 두는 회사도 많습니다. 이럴 때는 순서를 반대로 밟으면 됩니다. 발행된 매출 전표를 선택하고 세금계산서 발행 버튼만 누르면 끝입니다.
여러 건을 한꺼번에 처리해야 할 때도 있습니다. 여러 거래를 각각 발행하려면 일괄 발행을, 같은 거래처의 여러 건을 하나로 묶어 발행하려면 집계 발행을 쓰시면 됩니다. 다만 집계 발행은 거래처가 같을 때만 가능하고, 거래처가 여럿이면 건별로 일괄 발행됩니다.
거래처에 건네는 문서 형태도 상황에 맞게 고를 수 있습니다. 거래명세서 기본 출력 양식은 [기초정보]-[회계업무설정]의 공통설정에서 A4 한 장에 전체가 나오는 '전지'와, 공급자·공급받는자용이 절취선으로 나뉘는 '반지' 중에 지정할 수 있습니다. 발행한 뒤에는 납품확인서·대금청구서·입금표·영수증 등 다른 양식으로도 출력할 수 있습니다.
동시에 작성, 발행되면 무엇이 좋나요?
거래명세서와 세금계산서는 원래 하나의 거래에서 나오는 두 장의 문서입니다. 파로스에서는 출고할 때 거래명세서만 정확히 작성하면, '세금계산서 발행' 체크 하나로 세금계산서까지 같은 화면에서 정리됩니다.
두 번 입력할 일이 없으니 금액이 어긋날 걱정도 줄고, 발행한 내역은 전표와 자연스럽게 연결됩니다. 반복되던 발행 업무에 쓰던 시간을, 정말 확인이 필요한 일에 돌려쓸 수 있습니다.
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자주 묻는 질문(FAQ)
Q. 거래명세서와 세금계산서는 어떻게 다른가요?
거래명세서는 거래 내역을 서로 확인·증명하는 상거래 문서이고, 세금계산서는 부가가치세 신고의 근거가 되는 세무 증빙입니다. 파로스에서는 하나의 거래로 두 문서를 함께 발행할 수 있습니다.
Q. 거래명세서에 꼭 들어가야 하는 항목은 무엇인가요?
공급자·공급받는자 정보, 거래일자, 품목(규격·수량·단가), 그리고 공급가액·세액·합계입니다. 대금을 받을 계좌번호 같은 참고사항도 함께 기재할 수 있습니다.
Q. 파로스에서 거래명세서와 세금계산서를 동시에 발행할 수 있나요?
네. 거래명세서 작성 화면 우측 하단의 '세금계산서 발행'을 체크하면 거래명세서 작성과 동시에 세금계산서가 발행됩니다. 이미 입력한 매출전표에서 [거래명세서]·[세금계산서] 버튼으로 연동 발행할 수도 있습니다.
Q. 세금계산서 즉시 전송과 익일 전송은 무엇이 다른가요?
즉시 전송은 발행 직후 홈택스로 전송되어 단순 취소가 불가하고 수정 발행만 가능합니다. 익일 전송은 다음 날 전송되며, 전송 전인 발행 당일에 한해 발행을 취소할 수 있습니다.
Q. 거래명세서를 종이로도 발행할 수 있나요?
전자발행과 종이발행 중에 선택할 수 있고, 전자발행을 선택하면 거래처에 문자나 팩스로 보낼 수 있습니다.