회계 인수인계서 한 장 없이 입사해 회계 체계를 직접 잡아가야 했다면 어떨까요? 직원 50여명, 매입처 100여 곳, 24시간 운영하는 동물병원의 회계 담당자가 그 상황을 그대로 겪었습니다. 이카운트와 경리나라를 함께 비교한 끝에 파로스ERP를 선택했고, 4개월간 사용하면서 마감 3일을 만들어낸 24시 스탠다드 동물병원 이하빈 담당자님의 솔직한 후기를 들어봤습니다.
24시 스탠다드 동물병원 회계 담당자 소개
Q. 먼저 근무하시는 병원에 대해 간단히 소개 부탁드릴게요.
저희 24시 스탠다드 동물병원은 전공 수의사들의 유기적인 협진과 근거 중심 의학을 바탕으로, 모두가 포기한 고난도 중증·노령 환자에게 최적의 표준 치료를 제공하는 2차 전문 동물의료기관입니다. 1차 동물병원이 비교적 가벼운 진료를 본다면, 저희는 더 중증인 케이스나 수술 위주로 담당해요.
Q. 담당자님께서는 병원에서 어떤 업무를 맡고 계신가요?
저는 전반적인 경영 지원 안에서 회계와 재고 파트를 집중적으로 담당하고 있어요. 회계 경력은 3년 정도 됐고, 동물병원이라고 해서 회계 실무가 일반 기업과 크게 다르지는 않아요. 다만 의료에 사용하는 약재나 소모품 재고가 굉장히 많고, 그게 일정하지 않고 계속 바뀐다는 점은 좀 다른 것 같아요.
파로스ERP 도입 전 동물병원 회계 환경
Q. 입사하셨을 때 회계 업무는 어떻게 운영되고 있었나요?
이전에 다녔던 곳들은 일반 기업이라 체계가 분명했는데, 여기는 원장님들이 주된 상사이시잖아요. 그러다 보니 체계가 확실하게 잡혀있는 구조는 아니었어요. 회계 업무를 전담하시던 분이 따로 계셨던 게 아니라, 원장님 3명을 포함해서 수의사분들이 20명 정도 계신데 그분들이 업무를 분배해서 각자 처리하고 계셨거든요. 그러다 보니 소모품 구매 방식이라든가 재고를 사용하는 선입선출법 같은 기본적인 체계가 명확하게 잡혀있지 않은 상태였어요. 지금도 그런 부분들을 하나씩 잡아나가는 중이에요.
Q. 그 과정에서 가장 어려우셨던 점은 무엇이었나요?
정보가 한 곳에 모여있는 게 아니라 업무 곳곳에 흩어져 있었어요. 명확한 인수인계서가 없으니까 정보를 하나하나 직접 수집해야 했죠. 어떤 원장님은 이 엑셀 파일을 쓰시고, 어떤 분은 다른 파일을 쓰시고. 저는 동물병원 실무를 잘 모르기 때문에 일일이 담당자분들께 여쭤보면서 파편화된 정보를 모으는 게 가장 큰 일이었어요. 게다가 엑셀로 작업하다 보면 누가 수식을 잘못 건드리거나 데이터가 어디서부터 밀리는 일도 자주 생겨서, 빨리 시스템을 도입해야겠다고 생각했어요.
이카운트, 경리나라와의 ERP 비교 과정
Q. 파로스는 어떻게 알게 되셨나요?
병원 규모도 커지고 환자 수도 늘어나면서 체계적인 전산 관리가 필요하다고 생각했어요. ERP 프로그램을 찾아보기 시작한 계기는 사실 원장님이셨어요. 원장님께서 AI에 관심이 많으셔서 AI를 기반으로 하는 ERP가 있더라는 점을 먼저 얘기해 주셨거든요.
그 방향으로 제가 여러 프로그램을 찾아봤고, 재고기능도 있는 ERP 위주로 찾아봤어요. 그렇게 비교하다가 네이버에서 검색해서 파로스를 알게 됐고, 무료 체험부터 시작했어요.
Q. 그러면 다른 ERP도 비교해 보셨겠네요.
네, 이카운트랑 경리나라도 비교해봤어요. 이카운트는 예전 직장에서도 써봤는데, 회계를 따로 배우지 않는 사람이 쓰기엔 좀 복잡하고 편리한 느낌은 없었어요. 자료 수집 기능이 안 되는 점도 아쉬웠고요. 프로그램 자체가 좀 옛날 느낌이라 미래지향적인 느낌이 없다고 느껴졌습니다.
경리나라도 무료로 체험할 수 있어서 파로스와 경리나라를 두개를 동시에 써봤어요. 근데 경리나라는 재고 기능은 없는 단순 회계프로그램이더라구요. 약간 용돈기입장 같은 느낌이 들어서 회계를 본격적으로 하기에는 부담이 있을 것 같았죠.
Q. 파로스로 결정하신 가장 큰 이유는 무엇이었나요?
업무 편의성이 가장 컸어요. 결재는 원장님이 해주셔야 하는데, 원장님이 회계만 하시는 게 아니라 실제 진료 실무도 같이 보시잖아요. 그래서 원장님 입장에서의 편의성이 중요했는데, 파로스는 화면이 정말 직관적이더라고요. 재고와의 연동성도 좋고, AI 기반이라는 점도 IT 트렌드를 잘 따라가고 있다고 느껴졌어요.
매입처 100곳 관리와 회계 마감 3일의 변화
거래 자동수집으로 줄어든 데이터 취합 시간
Q. 거래 자동수집 기능이 어떤 도움이 되고 있나요?
가장 크게 체감되는 변화는 사이트마다 들어가서 데이터를 따로 수집할 필요가 없어졌다는 거예요. 예전에는 각기 다른 사이트에서 자료를 받아와서 하나로 취합하고, 숫자를 맞추고, 데이터를 일원화하는 데 시간이 많이 들었어요.
그런 시간이 파로스 쓰면서 굉장히 줄었어요. 그리고 휴먼 에러가 없는 점이 가장 좋아요. 사람이 하면 어쨌든 2차 검증을 해야 하잖아요. 자동으로 수집되니까 그 검증 시간 자체가 사라져서 시간 단축에 큰 도움이 됐어요.
매입 전표에서 바로 이체되는 결재 흐름
Q. 매입처가 많으면 소액 거래도 그만큼 많을 텐데, 결재와 이체는 어떻게 처리하시나요?
이 부분이 원장님이 가장 좋아하시는 점이에요. 예전에는 100여 개 거래처에 일일이 결재를 해주고, 인터넷 뱅킹에 따로 들어가서 이체하시는 걸 굉장히 번거로워하셨어요. 지금은 제가 지출결의서를 올리면 거기서 바로 송금이 되니까, 원장님은 결재만 누르시면 바로 이체가 끝나요. 별도로 인터넷 뱅킹에 접속하지 않아도 ERP 안에서 한 번에 처리되니까, 그게 정말 편하다고 하시더라고요.
예전에 이카운트에서는 비슷한 기능이 있었지만 UI가 복잡하고 여러번 클릭해야해서 잘 사용하지 않았는데, 파로스에서는 만족하며 사용하고 있습니다.
매입처별 단가 등록과 자동 계산되는 약재 재고 관리
Q. 매입처 100여 곳을 관리하면서 가장 까다로운 부분은 약재 단가 관리일 것 같은데요.
매입처도 다양하고, 요즘은 시장 상황에 따라 주사기처럼 특정 품목이 부족해지는 경우도 있어요. 거래처들이 다양해지고 제품 종류도 너무 많아지는데, 같은 효능의 대체품도 계속 새로 생겨나거든요. 이런 변화를 시스템에 반영하는 게 쉽지 않아요. 그런데 파로스는 한 매입처가 아니라 여러 매입처에서 같은 품목을 다 다른 단가로 등록할 수 있더라고요.
재고잔량분석 기능도 잘 쓰고 있어요. 재고 잔여 수량에 대해서 몇 퍼센트까지 안전한 재고로 볼것인지 미리 안전재고량을 설정할수가 있기 때문에 현재 재고가 적정재고 이하로 내려가면 해당 품목이 빨간색으로 표시되거든요. 부족한 품목이 한눈에 들어와요. 그리고 평균 출고량을 바탕으로 필요예상발주량까지 자동으로 계산해 주니까, 제가 직접 따져보지 않아도 돼서 편해요. 약재처럼 사용량이 일정하지 않은 품목을 다룰 때 특히 든든하더라고요.
마감 개념조차 없던 병원이 만든 마감 3일
Q. 그래서 월간 결산 마감은 보통 얼마나 걸리세요?
저희 지금 월말 결산 마감이 한 3일 정도 걸려요. 예전에는 '마감'이란 개념 자체가 없어서, 그냥 요청 들어오면 계좌에서 돈 보내주는 식의 업무를 했었죠. 이카운트를 쓸 때도 마감에 일주일 정도는 걸렸던 걸 생각하면, 지금 3일은 정말 짧은 기간이라고 봐요.
특히, 저희는 파로스 ERP 덕분에 보고서를 따로 가공할 필요 없이 바로 뽑아낼 수 있는 게 큰 장점이에요. 제가 별도로 보고하지 않아도 필요한 부분은 원장님이 직접 확인할 수 있는 점도 좋아요.
동물병원 도입 팁과 앞으로 추가되었으면 하는 기능
Q. 비슷한 규모의 의료기관에 도입을 추천하신다면, 준비할 것은 어떤 게 있을까요?
품목 정리만 하면 사실 준비할 게 없어요. 세금계산서는 자동으로 취합이 되니까 그건 어렵지 않아요. 결국 품목만 잘 정리해두면 그 외에는 큰 어려움 없이 사용할 수 있을 거예요.
의사결정에 기여하는 회계팀이라는 다음 목표
Q. 파로스로 시간이 절약되면 그 시간을 어떻게 쓰실 계획이세요?
회계가 어느 정도 안정화되면 인사 쪽이나 세무 쪽으로도 업무를 더 넓혀가고 싶어요. 정부 지원금 사업 같은 것도 결국 회계 정리가 어느 정도 되어 있어야 가능한 일이니까요. 회계 데이터가 잘 정리되면 그 위에서 분석과 전략 업무를 할 수 있는 여지가 생기거든요. 단순히 마감만 잘하는 회계팀이 아니라, 의사결정에 기여하는 회계팀이 되는 게 목표예요.
24시 스탠다드 동물병원의 사례는 회계 체계가 잡혀있지 않은 환경에서 출발했지만, 파로스ERP로 단기간에 마감 가능한 회계팀을 만들 수 있다는 것을 보여줍니다. 매입처가 다양하고, 약재나 소모품 재고 관리가 까다로우며, 24시간 운영으로 결재 흐름이 복잡한 기업이라면 파로스의 거래 자동수집과 매입 전표에서 바로 이루어지는 이체, 한 품목을 여러 매입처별로 다른 단가로 등록할 수 있는 유연한 품목 관리, 어디서든 접속 가능한 클라우드 환경이 큰 도움이 됩니다.
지금 회계 관리가 엑셀에 의존하고 있거나, 정보가 여러 곳에 흩어져 있다면 파로스ERP를 무료로 체험해 보세요. 4개월 만에 마감 개념조차 없던 병원이 3일이면 마감하는 곳이 됩니다.