대표가 담당자에게 묻습니다. 갑자기.
"A사 대금, 입금됐어요?"
담당자는 그때부터 바빠집니다. 거래처별 엑셀 파일을 열고, 인터넷뱅킹에 접속해 입금 내역을 내려받고, 세금계산서 발행 내역과 하나씩 대조합니다. 확실한 답이 나오기까지 짧으면 반나절, 거래처가 많으면 하루가 넘게 걸리기도 하죠.
삼일회계법인(삼일PwC)과 핀테크 기업 핑거가 공동 개발한 클라우드 ERP 파로스에서는 손쉽게 해결될 미션입니다. 거래처별 미수금이 실시간으로 관리될 수 있도록 ① 현황 파악, ② 발생 내역 추적, ③ 입금 확인, ④ 수금 요청의 4단계가 하나의 시스템 안에서 연결되어 있기 때문입니다.
엑셀 미수금 관리의 한계 4가지
엑셀로 미수금을 관리하는 회사의 모습은 대개 비슷합니다. 거래처별 시트에 매출과 입금을 핸드타이핑으로 적고, 월말이 되면 통장 내역을 대조해 잔액을 다시 맞춥니다. 문제는 이 방식이 4가지 지점에서 반복적으로 끊긴다는 데 있습니다.
첫째, 현황이 과거형입니다. 잔액은 집계하는 순간에만 맞습니다. 다음 날 입금이 한 건 들어오는 순간, 엑셀의 숫자는 이미 실제와 다른 숫자가 됩니다.
둘째, 잔액의 근거를 못 찾습니다. "○○사 미수금 800만 원"이라는 숫자는 있어도, 그게 어느 거래 건에서 밀린 것인지 확인하려면 원본 계산서와 메일함을 다시 뒤져야 하죠.
셋째, 입금 확인이 별도 작업입니다. 통장은 은행 사이트에, 장부는 엑셀에 있으니 입금이 들어와도 누군가 옮겨 적기 전까지는 장부에 반영되지 않습니다. 하루만 밀려도 잔액이 어긋나기 시작합니다.
넷째, 청구할 때마다 다시 계산합니다. 거래처에 대금을 청구하려면 이전 잔액을 따로 계산해 청구서에 수기로 적어야 하고, 이 숫자가 거래처 측 기록과 다르면 대금보다 먼저 실랑이가 시작됩니다.
🚨이 4가지가 병합되면?
미수금 현황을 몰아서 한 번에
실시간 체크 불가능.. 크로스체크로 시간 지체
결국, 회사 자금 운영 걸림돌로 작용
이 4가지 문제는 언뜻 각각 별개의 개별 문제처럼 보이지만, 사실상 원인은 하나로 수렴됩니다. 바로 ‘매출 기록과 입금 기록이 연결되지 않은 구조’인데요. 그렇다면 파로스에서는 이 네 지점을 어떻게 연결하고 있을까요? 다시, 순서대로 살펴보겠습니다.
1단계. 거래처별 미수금 현황을 한 화면에서 확인
파로스에서 미수금 현황 파악의 출발점은 [회계관리]의 미수/미지급 보고서입니다. 조회 기간의 거래처별 매출·매입 금액과 입출금액이 반영된 현재 잔액이 거래처 목록으로 조회됩니다.
여기서 미수금은 거래처별 외상매출금과 미수금의 합계에서 선수금(미리 받은 돈)을 제외한 금액으로 계산됩니다. 매출 기록에서 입금과 선수금을 차감한, 지금 시점에 실제로 받아야 할 잔액이 거래처별로 나열되는 것이죠.
매출액이 많은 순서, 잔액이 많은 순서로 정렬을 바꿔가며 조회할 수 있어, 어느 거래처부터 챙겨야 하는지가 화면을 여는 순간 정해집니다. 조회된 내역은 엑셀로 다운로드할 수 있어 내부 보고 자료로도 바로 전환됩니다.
엑셀에서 월말마다 시트를 취합해 만들던 미수금 현황표가, 파로스에서는 이미 만들어져 있는 셈입니다.
2단계. 이 미수금이 어디서 생겼는지 추적
잔액을 확인했다면 다음 질문은 이겁니다.
"이 800만 원은 어느 거래에서 밀린 걸까?"
파로스의 [장부/결산] 메뉴에는 거래처원장과 계정별 거래처원장이 있습니다. 거래처원장에서는 거래처별 이월 금액과 현 잔액이 총괄잔액으로 조회되고, 특정 거래처를 더블 클릭하면 내용 탭으로 이동해 해당 거래처의 일자별 거래 상세 내역이 펼쳐집니다. 계정별 거래처원장에서는 반대로 외상매출금 같은 계정을 먼저 선택해, 그 계정으로 입력된 거래처별 현 잔액과 상세 거래내역을 확인할 수 있습니다.
즉 '거래처 기준'으로도, '계정 기준'으로도 잔액에서 출발해 클릭 몇 번으로 원인이 된 거래 건까지 내려갈 수 있는 구조입니다. 엑셀에서 잔액 숫자와 원본 증빙이 서로 다른 파일에 흩어져 있던 것과의 가장 큰 차이가 바로 이 연결입니다. 확인 과정에서 수정이 필요한 내역을 발견하면 화면을 벗어나지 않고 해당 전표의 분개 수정까지 바로 이어집니다.
3단계. 입금이 들어왔는지, 미수금 잔액에 바로 반영
미수금 관리에서 가장 자주 끊기는 지점이 입금 확인입니다. 은행 사이트 따로, 장부 따로인 구조에서는 입금이 들어와도 장부가 그 사실을 모르니까요.
파로스는 은행 계좌를 연동하면 입출금 내역이 자동으로 수집됩니다. [금융관리]의 계좌거래내역에서는 연동된 전 계좌의 잔액과 함께 일별 입출금 내역이 달력 형태의 대시보드로 조회됩니다. 금융사에 따로 접속하지 않아도 오늘 어떤 입금이 들어왔는지 파로스 안에서 확인이 되는 것 입니다.
여기서 중요한 건 파로스는 확인에서 끝나지 않는다는 점입니다. 수집된 입금 내역을 선택해 전표로 처리하면, 그 입금이 장부에 반영되고 1단계에서 본 미수/미지급 보고서의 거래처 잔액이 최신 상태로 유지됩니다.
'통장 확인 → 엑셀에 옮겨 적기'라는 이중 작업이 '수집된 내역 선택 → 전표 처리'로 바뀌는 것이고, 옮겨 적는 과정이 사라지는 만큼 누락과 오입력의 여지도 함께 사라집니다.
💊 거래내역 수집 단계에서 이중 출금과 입금 누락을 걸러내는 방법은 [ERP 거래내역 자동수집으로 이중 출금과 입금 누락을 방지하는 방법]에서 자세히 다루고 있습니다.
4단계. 밀린 미수금, 청구서에 자동으로 담아 요청
받을 돈을 파악하고 입금까지 확인했다면, 마지막은 아직 안 들어온 대금을 요청하는 일입니다. 엑셀 방식에서는 청구서를 만들 때마다 이전 잔액을 따로 계산해 수기로 적었고, 이 숫자가 틀리면 거래처와의 신뢰 문제로 번지곤 했죠.
파로스에서 거래명세서를 작성하면, 해당 거래처의 전 잔액이 미수/미지급 보고서를 기준으로 자동으로 불려옵니다. 여기에 이번 출고금액이 더해지고 입금액을 차감한 현잔액, 즉 미수 총액이 자동 계산됩니다. 청구 문서에 찍히는 잔액이 장부와 같은 숫자에서 출발하니, "저희 기록이랑 다른데요"로 시작되는 소모전이 줄어듭니다.
거래명세서는 기본 양식 외에 납품확인서, 대금청구서, 입금표 등 다양한 양식으로 출력할 수 있어, 거래처가 요구하는 형식에 맞춰 수금 요청 문서를 바로 만들 수 있다는 점도 장점.
이 단계까지 세팅이 되면 이제 대표의 관심이 한 발 더 나아갑니다. "받을 돈이 총 얼마지?"에서, "이번 주에는 어느 거래처에 얼마를 청구할 것인가"로. 파로스에서는 미수금 관리가 월말 결산 작업이 아니라 매일의 일상이 될 수 있습니다.
최대 2개월, 무료 체험을 권합니다.
파로스에서는 이 글에서 본 4단계, 즉 현황 파악부터 추적, 입금 확인, 청구까지가 하나의 데이터 위에서 이어집니다. 여기에 월간결산보고서에서는 외상매출채권 잔액이 전월 대비 얼마나 늘고 줄었는지 핵심 재무지표로 요약되어, 대표가 회사의 받을 돈 흐름을 매월 직접 확인할 수 있습니다.
매출채권이 쌓이기만 하는 회사가 왜 위험한지는 [흑자인데 망하는 기업의 5가지 위험 신호]에서 다룬 바 있으니 참고하세요.
우리 회사의 미수금이 지금 얼마인지, 화면 하나로 확인되는 경험이 궁금하시다면 직접 써보는 것이 가장 확실합니다. 파로스는 최대 2개월의 무료 체험을 제공합니다. 아래 배너를 눌러 월말마다 반복하던 미수금 계산이 어떻게 달라지는지 직접 확인해 보세요.
미수금 관리, 자주 묻는 질문 (FAQ)
Q. 엑셀로 관리하던 기존 미수금 잔액도 옮길 수 있나요?
A. 네. 파로스 최초 사용 시 전기자료등록 메뉴에서 계정별 이월잔액과 함께 거래처별 잔액을 입력할 수 있습니다. 엑셀 업로드 양식을 내려받아 외상매출금 계정에 거래처별 잔액을 입력해 일괄 업로드하면, 거래처별 합계가 계정 잔액으로 자동 집계됩니다. 거래처 정보 자체도 엑셀 양식으로 일괄 업로드할 수 있습니다.
Q. 미수금 잔액은 어떤 기준으로 계산되나요?
A. 미수/미지급 보고서에서 거래처별 외상매출금과 미수금 합계에서 선수금을 제외한 금액이 미수금으로 조회됩니다. 입금전표로 처리된 입금액이 차감된 현재 잔액 기준입니다.
Q. 입금 확인을 하려면 은행 사이트에 따로 접속해야 하나요?
A. 아니요. 계좌를 연동하면 입출금 내역이 파로스 안에서 수집·조회됩니다. 수집된 입금 내역을 전표로 처리하면 거래처별 미수금 잔액에도 반영됩니다.
Q. 우리는 어음 결제 받았어요. 이것도 가능한가요?
받을어음 현황에서 거래처별, 만기일별로 조회할 수 있습니다. 파로스의 [받을어음 현황]에서는 거래처로부터 수취한 어음을 만기일(월)별, 거래처별로 조회할 수 있어, 외상거래가 어음으로 전환된 이후에도 실제 입금 전까지 보유 상태와 회수 여부를 이어서 관리할 수 있습니다.