초보 경리의 월 마감은 증빙 자료 수취 및 정리, 전표 처리, 장부 검증, 보고서 확인이라는 네 단계로 진행됩니다. 각 단계에서 ERP가 자동화하는 부분을 활용하면 경험이 적더라도 빠뜨리는 것 없이 마감을 끝낼 수 있습니다. 이 글에서는 삼일회계법인과 핑거가 공동 개발한 클라우드 ERP인 파로스를 활용하여 월 마감의 전체 과정을 단계별로 정리합니다.
초보 경리에게 월말 마감이 막막한 이유
월 마감이 어려운 이유는 회계 지식이 부족해서만은 아닙니다. 실무에서 가장 큰 어려움은 전체 흐름이 머릿속에 잡히지 않는 데서 시작됩니다. 선배가 하던 것을 그대로 이어받았지만, 왜 이 순서로 하는지 이해하지 못한 채 따라만 하고 있다면 매달 같은 불안이 반복됩니다.
먼저, 한 달간 쌓인 거래 내역을 빠짐없이 모으는 것부터 만만치 않습니다. 세금계산서는 홈택스에서, 법인카드 내역은 카드사에서, 통장 거래는 인터넷뱅킹에서 각각 확인해야 합니다. 사이트마다 접속해서 내려받고, 이를 다시 수동 입력하는 과정에서 빠지는 건이 생기기 마련입니다.
거래를 모두 모았더라도 이것을 회계 장부에 기록하는 단계에서 또 한 번 막힙니다. 이 거래를 어떤 계정과목, 쉽게 말해 어떤 항목으로 분류해야 하는지 판단이 어렵기 때문입니다. "이 비용이 복리후생비인지 소모품비인지" 같은 고민이 매 건마다 반복됩니다.
마지막으로, 모든 기록을 마쳤는데도 "숫자가 맞는 걸까" 하는 불안이 남습니다. 검증 방법을 모르면 확신 없이 마감을 닫게 되고, 나중에 오류가 발견되면 수정 작업까지 이어집니다.
ERP가 거래 수집부터 검증까지의 흐름을 체계적으로 잡아주면, 이 세 가지 어려움은 상당 부분 해소됩니다.
거래 내역 수집과 전표 처리, 월말 마감의 출발점
세금계산서부터 계좌 내역까지 한 번에 수집
월 마감의 첫 번째 단계는 한 달간 발생한 모든 거래를 빠짐없이 모으는 것입니다. 파로스ERP의 거래수집 화면에서 "수집"을 실행하면 세금계산서, 법인카드 사용 내역, 현금영수증, 은행 계좌 입출금 내역이 한꺼번에 조회됩니다. 전문 금융 개발 기업 핑거의 독자적인 스크래핑 기술이 여러 기관의 거래 정보를 동시에 수집해 오기 때문에, 각 사이트에 일일이 접속하여 내려받는 과정이 필요 없습니다.
최초 1회만 거래수집 기관의 로그인 정보를 연동해 두면, 이후에는 수집 버튼 하나로 모든 거래 내역을 한 화면에서 확인할 수 있습니다.
추천 분개를 활용한 전표 처리
거래 내역이 수집되면 다음은 전표 처리입니다. 전표란 하나하나의 거래를 회계 장부에 기록하기 위해 작성하는 문서로, 경리 업무의 가장 기본이 되는 단위입니다.
파로스에서는 수집된 거래를 선택하면 추천 분개가 자동으로 적용됩니다. 분개란 하나의 거래를 차변(들어온 것)과 대변(나간 것)으로 나누어 기록하는 작업인데, 파로스는 거래 적요와 거래처 정보를 분석하여 적절한 계정과목을 추천합니다. 예를 들어 매입 세금계산서가 수집되면, 거래처명과 적요를 보고 원재료 매입인지 소모품 구매인지 판단하여 알맞은 항목을 제안합니다. 세금계산서나 가맹자명에 김밥이 있다면 계정과목은 복리후생비로, 마트, 슈퍼, 쿠팡, 이마트 등이 있다면 소모품비로 자동으로 계저오과목이 추천됩니다.
경리 담당자는 추천된 내용을 확인하고 전표를 발행하기만 하면 됩니다. 추천이 맞지 않는 경우에는 직접 수정할 수도 있습니다. 여러 건을 한꺼번에 선택해 일괄 전표 처리하는 것도 가능해, 거래량이 많은 달에도 효율적으로 작업할 수 있습니다.
증빙 없는 거래까지 빠짐없이 전표로 잡는 방법
거래수집 기능으로 자동 수집되는 내역은 세금계산서, 카드, 현금영수증, 계좌 입출금처럼 전자 증빙이 있는 거래입니다. 하지만 실무에서는 이 범위에 들어오지 않는 거래도 있습니다. 종이 영수증으로만 증빙이 남는 소액 경비나 현금으로 처리한 교통비가 대표적입니다. 이런 거래를 누락하면 마감 후 장부가 맞지 않게 됩니다.
종이 영수증 OCR 판독
파로스에서는 종이 영수증을 스캔하거나 촬영한 이미지를 업로드하면 AI가 영수증 내용을 판독합니다. 금액, 거래처명, 거래일자 등 전표 작성에 필요한 정보를 자동으로 추출해주므로 영수증 내용을 하나씩 직접 옮겨 적을 필요가 없습니다. 이미지는 한 번에 최대 10개까지 올릴 수 있고, 판독된 결과를 확인한 후 일괄로 전표를 발행할 수도 있습니다.
말만해 AI
파로스 ERP의 AI 기능인 '말만해 AI'를 활용하면 더 간편하게 전표를 만들 수 있습니다. 일반(대체)전표 화면에서 말만해 AI를 실행한 뒤 "어제 출장 갈 때 택시를 타고 현금으로 3만원 결제했어"처럼 자연스러운 문장을 입력하면, AI가 문장에서 거래일자, 금액, 계정과목을 자동으로 추출합니다. 추출된 내용을 확인하고 승인하면 자동 분개가 적용된 전표가 바로 생성됩니다.
일반(대체)전표 활용
일반(대체)전표 화면에서는 매입매출과 관련 없는 전표도 직접 입력할 수 있습니다. 예를 들어 감가상각비, 즉 회사가 보유한 장비나 차량의 가치가 시간이 지나면서 줄어드는 만큼을 비용으로 반영하거나, 미리 지급한 보험료 중 이번 달에 해당하는 부분만 비용으로 정리하는 등 결산 시점에 필요한 조정 전표가 여기에 해당합니다. 건수가 많다면 파로스에서 제공하는 엑셀 양식에 정리한 뒤 한 번에 업로드하는 것도 가능합니다.
장부 확인과 미처리 내역 점검
전표를 모두 입력했다면, 입력 내용이 정확한지 확인하는 단계를 거쳐야 합니다. 이 과정을 건너뛰면 마감 후에 오류가 발견되어도 수정이 번거로워지므로, 초보 경리일수록 반드시 거치는 것이 좋습니다.
합계잔액시산표와 장부로 전체 균형 확인
가장 먼저 확인해야 할 것은 합계잔액시산표입니다. 이름이 어렵지만 역할은 단순합니다. 일정 기간 동안 발생한 모든 거래를 항목별로 정리하여, 차변(들어온 쪽)과 대변(나간 쪽)의 합계가 같은지 보여주는 표입니다. 양쪽 합계가 일치하면 기본적인 전표 입력이 정확하게 이루어진 것이므로, "숫자가 맞는 건가?" 하는 불안을 해소할 수 있는 가장 확실한 도구입니다.
특히 파로스는 합계잔액시산표를 조회할 때 양쪽 합계가 맞지 않으면 즉시 '대차 차액 알림 팝업'을 띄워 오류를 알려주므로, 실무자가 일일이 숫자를 짚어가며 틀린 곳을 찾을 필요가 없습니다. 파로스의 장부/결산 메뉴에서 기간을 지정하면 바로 조회할 수 있습니다.
만약 차대변이 일치하더라도 개별 항목에 잘못 기록된 건이 있을 수 있으므로, 계정별원장이나 거래처원장에서 세부 내역을 함께 살펴보는 것이 좋습니다. 파로스는 분개장, 총계정원장, 일/월계표, 계정별원장, 거래처원장, 계정별거래처원장, 매입매출장, 현금출납장까지 8종의 장부를 제공하며, 모든 장부는 엑셀로 다운로드할 수 있습니다.
미수미지급 보고서와 미처리 건 점검
미수/미지급 보고서도 함께 확인합니다. 미수금은 아직 받지 못한 매출 대금이고, 미지급금은 아직 지급하지 않은 매입 대금입니다. 이 보고서를 통해 거래처별로 아직 정산되지 않은 금액을 한눈에 파악할 수 있고, 전표가 누락되어 잔액이 비정상적으로 남아 있는 건이 없는지도 확인할 수 있습니다.
거래수집 이력관리 화면에서는 수집은 되었으나 아직 전표 처리가 되지 않은 건도 확인할 수 있습니다. 전표 처리 상태가 색상으로 구분되어 표시되므로, 미처리 건이 남아 있는지 직관적으로 파악됩니다.
월간결산보고서와 재무제표로 월말 마감 마무리
전표 입력과 장부 검증까지 마쳤다면, 마지막 단계는 월간결산보고서와 재무제표를 확인하는 것입니다.
월간결산보고서로 핵심 지표 요약
파로스의 월간결산보고서는 월 마감에 따라 자동으로 작성됩니다. 해당 월의 현금 잔액, 외상매출채권(아직 받지 못한 매출 대금), 외상매입채무(아직 지급하지 않은 매입 대금), 영업이익 등 핵심 재무 지표가 한 화면에 요약됩니다. 월별 자금 수지 현황과 손익 흐름이 그래프로 표시되고, 매출 구성도 당월 기준과 누적 기준으로 전환하여 볼 수 있습니다.
전표를 정확하게 입력하기만 하면 보고서가 자동으로 구성되기 때문에, 별도로 엑셀 보고서를 만들거나 수치를 수동으로 집계할 필요가 없습니다. 대표님이나 관리팀장에게 월별 경영 현황을 보고해야 할 때 이 보고서를 그대로 활용할 수 있습니다.
재무제표 자동 생성과 활용
파로스에서 기간을 지정하면 재무상태표와 손익계산서도 자동으로 생성됩니다. 재무상태표는 회사가 보유한 자산과 부채, 자본의 현황을 보여주는 보고서이고, 손익계산서는 일정 기간의 수입과 비용을 정리하여 순이익이 얼마인지 보여주는 보고서입니다. 모든 재무제표는 출력하거나 다운로드할 수 있어 보고 목적에 맞게 바로 활용할 수 있습니다.
기간 손익보고서를 활용하면 특정 기간의 손익을 더 세부적으로 확인할 수도 있고, 프로젝트별이나 부서별로 나누어 볼 수도 있어 상황에 맞는 보고 자료를 유연하게 준비할 수 있습니다.
파로스와 함께라면 첫 월말 마감도 체계적으로
처음 맡은 월 마감이 부담스러운 가장 큰 이유는 전체 흐름이 보이지 않기 때문입니다. 파로스는 거래 수집부터 보고서 확인까지 하나의 흐름 안에서 처리할 수 있도록 설계되어 있어, 초보 경리도 매 단계에서 무엇을 해야 하는지 따라갈 수 있습니다. 매 단계마다 고민하는 시간을 줄여주는 것, 그것이 파로스가 월 마감에서 제공하는 가장 큰 가치입니다.
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