월말이 되면 꼭 챙겨야 할 일이 하나 있습니다. 바로 금고에서 현금을 꺼내 꼼꼼히 세고, 장부와 맞춰보는 현금 실사인데요. 그런데 막상 돈을 세어보면 장부와 금액이 딱 들어맞는 경우는 거의 없습니다. 분명히 모든 거래를 다 기록했다고 생각했는데도 어딘가에서 몇만 원씩 차이가 나곤 하죠. 그러다 보니 하루 종일 전표만 들여다보며 어디서 놓쳤는지 찾느라 정작 중요한 경영 업무는 손도 못 대는 날이 많습니다.
특히 작은 회사를 운영하는 대표님들께 현금 관리는 생각보다 큰 부담이 될 수 있습니다. 카드 결제나 계좌 이체는 자동으로 내역이 남지만, 현금 거래는 그때그때 직접 수기로 적어야 해서 바쁠 때 한 번만 깜빡해도 바로 누락되기 쉽습니다. 결국 월말이 되면 장부와 실제 현금이 서로 맞지 않아 골치가 아파집니다.
반복되는 현금 시재 불일치의 원인
현금 거래는 특성상 누락되기 쉽습니다. 거래처에서 받은 현금, 직원 경조사비, 급하게 지출한 소액 경비 등 현금이 오가는 순간마다 바로 기록해야 하지만, 실제로는 그게 쉽지 않습니다. 영수증을 모아두었다가 한꺼번에 입력하려고 하면 날짜도 헷갈리고, 사용 목적도 가물가물해집니다.
더 큰 문제는 생각보다 현금 거래가 자주 일어난다는 점입니다. 특히 소규모 기업은 거래처나 고객 중 현금 결제를 선호하는 경우가 많아서 하루에도 여러 번 현금이 들어오고 나가곤 합니다. 그때마다 컴퓨터 앞에 앉아 ERP에 전표를 입력하는 건 사실상 불가능합니다. 결국 여러 날치 거래를 쌓아두고 한 번에 입력하다 보면 누락되는 거래가 생기기 쉽고, 월말에 현금 실사를 하면 장부와 실제 현금이 맞지 않는 일이 생깁니다.
이렇게 장부와 현금이 맞지 않으면 어디선가 빠진 거래를 찾느라 시간을 한참 써야 합니다. 영수증을 다시 뒤지고, 통장 내역을 대조하고, 직원들에게 하나하나 물어보고, 거래처에 일일이 연락하기도 합니다. 이런 과정에 반나절, 길게는 하루까지 걸릴 때가 많습니다. 그 시간 동안 새로운 거래처를 만나거나 영업 전략을 짤 수도 있었는데, 현금 실사에 매달리다 보니 중요한 시간들이 다 날아가 버립니다.
복잡했던 현금 시재 관리, AI로 해결하는 방법
파로스는 삼일회계법인과 핑거가 공동 개발한 중소기업 전문 클라우드 ERP입니다. 25년간 쌓아온 핑거의 기술력과 삼일회계법인의 회계 전문성을 결합해 중소기업 대표님들이 실제로 겪는 업무 고충을 해결하는 데 집중했습니다.
채팅 하나만 쳐도 자동 전표 생성
파로스의 AI 기능인 '말만해 AI'는 현금 관리에서 느끼는 스트레스를 뿌리부터 해결해줍니다. 현금 거래가 생기면 파로스를 열고, 그냥 말로 입력하면 끝입니다. 예를 들어, "어제 A 거래처에서 현금 50만 원 받았어", "오늘 출장 가면서 택시비로 현금 3만 원 썼어"처럼 채팅창에 말하듯 적어주면, AI가 알아서 전표를 만들어줍니다.
말만해 AI는 이런 자연스러운 문장을 바로 이해해 거래 날짜, 금액, 거래처, 용도를 자동으로 파악합니다. 그 다음, 알맞은 계정과목까지 스스로 연결해 전표를 완성해줍니다. 대표님은 마지막으로 확인 버튼만 누르면, 현금 관리가 간편하게 끝납니다.
종이 영수증 자동 판독 기능
현금 거래를 하면 영수증을 받는 일이 자연스럽게 따라옵니다. 거래처에서 현금으로 물건을 구입할 경우 발행되는 현금영수증은 파로스 ERP의 스크래핑 기술로 자동 수집되어 별도의 수동 입력 없이도 관리가 가능합니다. 반면, 면세 품목처럼 현금으로 구매하는 간이영수증은 자동 수집되지 않는 경우가 많아, 예를 들어 꽃을 구매할 때처럼 현금 결제 후 받는 간이영수증은 별도로 관리해야 합니다.
이처럼 영수증은 구겨진 채 지갑이나 서랍에 쌓여 관리가 어려울 수 있는데, 스크래핑 기능을 통해 현금영수증은 자동으로 데이터화되고, 간이영수증에 대해서도 간편한 입력과 관리 방법을 마련하여 업무 효율성을 높일 수 있습니다.
개인 카드로 결제할 때 전표를 등록하는 일은 정확한 회계 관리를 위해 꼭 필요합니다. 하지만 개인적인 지출과 회사 지출을 구분하고, 환급을 처리하거나 증빙이 누락되지 않도록 챙기는 것까지 신경 써야 해서 꽤 번거롭죠. 특히 영수증이 감열지로 출력된 경우에는 시간이 지나면 글자가 흐려져서, 나중에는 금액조차 확인하기 어려운 일이 자주 생깁니다. 나중에 증빙 자료로 써야 할 때 글씨가 거의 사라져 곤란한 상황이 벌어지기도 하죠. 그래서 많은 대표님들은 영수증을 받자마자 바로 사진을 찍거나 스캔해서 파일로 저장하지만, 사실 이 과정도 여전히 손이 많이 가는 일입니다.
파로스는 이런 영수증 관리의 불편함을 덜어줍니다. 영수증을 스마트폰으로 촬영해서 파로스에 업로드하면, AI가 내용을 자동으로 판독해줍니다. 날짜, 금액, 가맹점 이름, 품목 등 영수증에 담긴 정보를 읽어 전표에 필요한 항목을 자동으로 추출해 주죠. 이제는 영수증을 보며 하나하나 손으로 전표를 입력할 필요가 없습니다.
여러 장의 영수증도 한 번에 업로드할 수 있습니다. 출장 다녀온 뒤 쌓인 영수증 10장을 한꺼번에 촬영해 등록하면, 파로스가 각각을 분석해서 전표로 만들어줍니다. 대표님은 생성된 전표를 확인만 하면 끝입니다. 원본 영수증 이미지도 함께 저장되기 때문에, 추후 세무 조사가 있더라도 증빙 자료를 바로 내밀 수 있어 걱정이 없습니다.
현금 잔액 확인
파로스 ERP 월간결산보고서는 CEO가 현금 시재와 현금 관리 현황을 한눈에 파악할 수 있도록 핵심 재무 지표에 현금 잔액과 전월 대비 변동률을 명확히 표시합니다. 자금 흐름 분석 섹션에서는 주요 수입·지출 항목별 내역과 순 자금 증감을 실시간으로 확인할 수 있어 현금 변동 원인을 빠르게 파악할 수 있습니다. 또한, 월별 손익 및 매출 추이 그래프를 통해 현금 흐름과 경영 성과를 연계해 분석할 수 있어 전략적 의사결정에 큰 도움이 됩니다.
이제는 월말마다 현금을 세면서 식은땀을 흘릴 필요가 없습니다. 장부와 실제 현금이 항상 일치하니, 굳이 따로 확인하는 과정이 의미 없어집니다. 혹시라도 확인 삼아 금고를 열고 현금을 다시 세어봐도 장부와 정확히 맞습니다. 어디서 금액이 어긋났나 전표를 뒤적거릴 일도 더 이상 생기지 않습니다.
실시간 현금 관리가 만드는 경영 효율
‘말만해AI’ 기능을 활용해서 실시간으로 현금 기록을 하면 월말 스트레스가 줄어드는 것에서 그치지 않고, 더 큰 가치를 만들어냅니다. 현금 흐름이 투명해지면 대표님은 언제든 회사의 실제 현금 상황을 명확히 파악할 수 있습니다. 지금 당장 쓸 수 있는 현금이 얼마인지, 이번 달 현금 지출은 얼마나 되는지 실시간으로 확인할 수 있으니까요.
파로스는 계좌 거래를 자동으로 불러와 전표로 만들어주기 때문에, 계좌와 현금을 함께 관리하면서 전체 자금 흐름을 한눈에 볼 수 있습니다. 월간 결산 보고서도 자동으로 생성되어 매출, 비용, 자금 현황이 그래프로 보기 쉽게 정리됩니다. 번거롭게 보고서를 직접 작성할 필요 없이, 대시보드만 열면 지금 우리 회사가 어떤 상태인지 바로 알 수 있습니다.
이렇게 투명한 재무 관리는 자금 계획을 세울 때도 큰 힘이 됩니다. 예전처럼 장부와 실제 현금이 맞지 않아 당장 가진 돈이 얼마인지 애매하게 느껴질 일이 없습니다. 항상 정확한 현금 잔액을 기준으로 다음 달 지출 계획을 세울 수 있습니다. 급하게 현금이 부족해질 것 같을 때도, 얼마나 모자라는지 미리 알 수 있으니 대출이나 자금 조달도 사전에 준비할 수 있습니다.
무엇보다 대표님의 소중한 시간이 확보된다는 점이 최고의 장점입니다. 월말마다 현금 실사를 하느라 하루 종일 고생했던 시간이 사라지고, 그만큼 중요한 경영 활동에 더 집중할 수 있습니다. 예를 들면, 새로운 고객을 발굴하거나 거래처와 관계를 쌓고, 영업 활동에 직접 시간을 쏟을 수 있는 여유가 생깁니다. 작은 회사일수록 대표님이야말로 가장 값비싼 자산입니다. 그 시간을 현금 관리에만 쓰는 대신, 회사를 성장시키는 데 투자할 수 있습니다.
파로스는 삼일회계법인과 함께 개발된 ERP 시스템으로, 중소기업 현장에서 실제로 필요한 기능을 꼼꼼하게 반영해 설계되었습니다. ‘말만해’는 일상에 바쁜 대표님이 어디에서든 손쉽게 현금 거래를 기록할 수 있도록 만든 핵심 기능입니다. 이젠 월말 현금 실사 스트레스에서 벗어나, 투명하고 체계적인 재무 관리를 직접 경험해 보세요. 파로스 무료 체험을 신청하시면 ‘말만해’가 현금 관리 방식을 어떻게 달라지게 하는지 직접 확인하실 수 있습니다.