중소기업 대표들이 가장 힘들어하는 것 중 하나가 바로 실시간으로 경영 현황을 파악하는 일입니다. 현재 자금이 얼마나 남아 있는지, 이번 달 매출은 어떻게 되는지, 미수금은 어느 정도인지, 재고 자산의 실제 가치는 얼마나 되는지 등 중요한 수치를 바로바로 확인하지 못하면 의사결정 속도까지 느려지기 마련입니다.
ERP를 도입한 기업들도 상황이 크게 다르지 않은 경우가 많습니다. 실무자들이 시스템을 제대로 활용하지 못해 여전히 엑셀에 의존하는 일이 다반사죠. 결국 시스템에 투자했음에도 불구하고, 이중으로 작업해야 하는 비효율만 커지는 셈입니다.
사실 ERP 도입은 단순히 프로그램을 설치하는 게 아니라, 기업의 체질 자체를 근본적으로 바꾸는 경영 혁신 프로젝트에 가깝습니다. 잘만 도입하면 실시간 현황 파악과 데이터 중심의 의사결정이 가능해지지만, 만약 실패한다면 적잖은 돈과 시간만 날리는 결과가 될 수 있습니다.
이 글에서는 ERP 구축 프로젝트를 시작할 때부터 마무리할 때까지, CEO라면 반드시 점검해야 할 단계별 체크리스트를 정리했습니다. 각 단계에서 어떤 점을 꼼꼼히 살펴봐야 하고, 또 구체적으로 어떤 질문을 던져야 하는지 하나씩 차근히 안내해드리겠습니다.
ERP 도입 1단계: 기획 체크리스트
도입 목적의 명확화
첫 단계에서는 도입 목적을 확실하게 정해야 합니다. 단순히 다른 회사에서 사용한다거나 직원들이 원해서 시작하는 것이 아니라, 우리만의 뚜렷한 경영 목표가 있어야 합니다.
예를 들어 실시간 자금 현황을 파악하려는 것인지, 재고 관리를 더 효율적으로 하고 싶은 것인지, 아니면 회계 결산을 더 빠르게 마치고 싶은 것인지 등, 구체적인 목표를 명확히 해야 합니다. 만약 이런 목표가 모호하다면 프로젝트가 쉽게 길을 잃을 수 있습니다.
이해관계자 분석 및 역할 정의
ERP 도입은 회사 전체가 함께 움직이는 큰 프로젝트입니다. 그래서 각 이해관계자가 맡은 역할과 기대치를 분명히 정해두는 게 중요합니다.
우선 CEO는 마지막 결정을 내릴 뿐 아니라, 프로젝트의 방향성과 비전을 제시하고 구성원들이 변화를 받아들이도록 적극적으로 설득합니다. CFO는 사업의 경제적 타당성을 꼼꼼히 따지고, 예산을 효율적으로 운영하는 책임을 집니다. 실무팀장은 현장에서 직접 일하는 직원들의 목소리를 모아 프로젝트에 반영하고, 새로운 시스템에 직원들이 잘 적응하도록 돕는 역할을 합니다.
이렇게 각자가 맡은 역할이 분명할 때, 프로젝트도 더 순조롭게 진행될 수 있습니다.
예산과 일정의 현실성 검토
ERP를 도입할 때는 처음 드는 라이선스 비용뿐 아니라, 커스터마이징과 교육, 유지보수에 드는 여러 비용도 함께 살펴봐야 합니다.
또한, 충분한 시간 계획을 세우는 것도 무척 중요합니다. 실무자들이 시스템에 익숙해질 수 있는 기간과 데이터 이관 및 안정화에 필요한 시간도 넉넉하게 잡아야 하죠. 일정을 너무 촉박하게 잡으면 프로젝트가 제대로 진행되지 못하고 실패로 이어질 수 있습니다.
ERP 도입 2단계: 솔루션 선택 단계 체크리스트
ERP를 도입할 때 어떤 솔루션을 선택할지 고민된다면, 몇 가지 중요한 포인트를 꼭 살펴봐야 합니다. 우선, 실제 업무에 얼마나 잘 맞는지, 기능이 얼마나 다양한지, 사용이 편리한지도 중요하죠. 삼일회계법인과 국내 주요 핀테크 기업인 핑거가 함께 만든 '파로스'를 기준으로 각각의 기능을 확인해보면서 우리 회사에 가장 알맞은 ERP를 찾아보겠습니다.
핵심 기술력 ① 공급사의 전문성과 지속 가능성
시장에는 ERP 제품이 많지만, 중소기업의 실제 업무 환경을 제대로 이해하고 그에 맞게 설계된 솔루션을 고르는 게 무엇보다 중요합니다. 그래서 공급사가 어떤 전문성을 갖추고, 어떤 방향을 지향하는지 먼저 꼼꼼히 살펴봐야 합니다.
파로스는 삼일회계법인의 회계와 세무에 대한 깊은 전문성, 그리고 핑거의 금융 IT 기술력이 더해져 개발된 제품입니다. 회계법인에서 쌓은 실무 경험이 시스템에 그대로 녹아 있어, 중소기업 회계 업무에서 자주 마주치는 특수한 상황과 요구도 잘 파악하고 있습니다. 단순한 IT 업체가 아니라, 회계 전문가 집단이 직접 제품 개발에 참여했다는 점이 신뢰를 더해줍니다.
핵심 기술력 ② 실시간 경영 대시보드
실시간으로 경영 현황을 파악하는 데 어려움이 있다면 직관적인 대시보드 기능이 꼭 필요합니다. CEO가 아침에 출근해서 시스템에 접속하면 전날까지의 매출, 현재 자금 잔액, 미수금, 재고 현황 등을 한눈에 쉽게 확인할 수 있어야 하죠.
파로스는 이런 실시간 경영 대시보드를 제공합니다. 자금 흐름이나 매출 추이, 재고 회전율 같은 주요 경영 지표들을 보기 쉽게 시각화해서 보여줍니다. 그래서 따로 보고서를 요청하지 않아도, 경영진이 직접 시스템에서 필요한 정보를 바로 확인할 수 있습니다.
핵심 기술력 ③ 클라우드 기반 인프라
클라우드 기반 ERP는 초기에 드는 비용이 적고, 장소에 상관없이 쉽게 접속할 수 있다는 점이 큰 장점입니다. 반면, 설치형은 서버를 따로 구축해야 해서 비용이 더 들 수 있지만, 원하는 대로 자유롭게 커스터마이징할 수 있다는 이점이 있습니다.
특히 중소기업이라면 서버 관리 인력에 대한 부담이 적고, 법규가 바뀌어도 자동 업데이트가 가능하다는 점에서 클라우드 기반 ERP가 좋은 선택지가 될 수 있습니다. 파로스 역시 클라우드 SaaS 방식으로 제공되기 때문에 별도의 IT 인프라를 준비하지 않아도 바로 이용할 수 있습니다. 웹브라우저만 있으면 언제 어디서든 접속할 수 있어 편리합니다.
핵심 기술력 ④ 리스크 관리 지원
거래처의 부도 위험이나 신용도를 실시간으로 파악하는 일은 리스크 관리에서 빼놓을 수 없는 부분입니다. 신규 거래처와 계약을 맺기 전에 재무 상태를 제대로 확인하면, 대손 같은 위험을 미리 막는 데 큰 도움이 되죠.
파로스는 나이스평가정보와 연동되어 거래처를 등록할 때 신용등급과 재무 요약 정보를 바로 알 수 있습니다. 거래처 관리 화면에서는 해당 업체의 신용등급, 최근 재무제표 요약, 부도 이력까지 한눈에 볼 수 있어서, 영업팀이 대규모 계약을 추진할 때 위험을 판단하는 데 유용하게 쓸 수 있습니다.
핵심 기술력 ⑤ 직관적인 사용 편의성
ERP 도입이 자주 실패하는 가장 큰 이유 중 하나는 시스템이 지나치게 복잡해서입니다. 아무리 많은 기능이 있어도, 현장에서 일하는 사람들이 쉽게 배워 쓸 수 없다면 실제 활용 빈도는 점차 줄어듭니다. 결국 실무자들이 이런 시스템을 멀리하게 되고, 그러다 보면 실시간 데이터도 자연스럽게 제대로 쌓이지 않습니다.
그래서 꼭 살펴봐야 할 부분이 바로 화면이 얼마나 직관적으로 구성되어 있는가입니다. 메뉴 이름만 봐도 무슨 기능인지 감이 오고, 복잡한 매뉴얼 없이 평소 하던 일의 경험만으로도 시스템을 사용할 수 있어야 합니다.
파로스는 별도의 교육 비용 없이도 빠르게 도입할 수 있다는 점이 강점입니다. 화면마다 튜토리얼 영상이 제공되고, 주요 입력란 옆에는 물음표 아이콘이 있어 마우스를 올리면 바로 설명을 볼 수 있습니다. 덕분에 실무자 스스로도 외부 교육이나 전문 강사의 도움 없이 금방 익힐 수 있죠. 실제로 파로스를 쓴 기업들에서는 대부분 2주 내외로[d] 모든 직원이 시스템을 활용하기 시작했습니다.
ERP 도입 3단계: 관리 단계 체크리스트
보안 인증 확인
회사의 재무 정보와 거래 내역이 저장되는 시스템인 만큼, 보안이 무엇보다 중요합니다. 그래서 정보보호관리체계, 즉 ISMS 인증을 받았는지 꼭 확인해야 합니다. 파로스는 이미 ISMS 인증을 마쳤고, 모든 데이터를 안전하게 암호화해 보관하고 있습니다.
지속적인 업데이트 체계
세법은 매년 변경되며, 부가가치세 신고 양식이나 전자세금계산서 발행 규정도 개정됩니다. 이런 법규 변화에 신속히 대응하지 못하는 ERP는 활용도가 떨어질 수 있습니다.
파로스는 지속적인 성능 개선과 업데이트를 진행합니다. 세법 개정 및 제도 변경 시 자동으로 시스템이 업데이트되어 사용자는 별도 조치 없이 최신 규정에 맞게 업무를 처리할 수 있습니다.
고객 지원 체계 확인
시스템 사용 중 문의 사항이 생겼을 때 신속하고 정확한 답변을 받을 수 있는지가 중요합니다. 응답이 지연되면 업무 진행에 차질이 생길 수 있습니다.
파로스는 숙련된 고객 지원 조직과 기술 지원 전담 팀을 운영하며, 홈페이지나 유선 문의에 당일 답변을 원칙으로 하고 있습니다.
ERP 도입 4단계: 성과 측정 단계 체크리스트
성과 측정이 중요한 이유
ERP를 도입하는 것이 그 자체로 목표가 되어서는 안 됩니다. 실제로 업무 효율이 높아지고 경영 의사결정의 질이 향상되어야 비로소 성공했다고 할 수 있죠. 하지만 많은 기업은 시스템을 도입해놓고도 그 성과를 제대로 확인하지 않는 경우가 많습니다. 성과를 측정하지 않으면 투자에 대한 효과를 알 수 없고, 앞으로 어떤 부분을 더 개선해야 하는지도 파악하기 어렵습니다.
측정 시기와 방법론
성과를 측정하려면 가장 먼저 도입 이전의 상황부터 꼼꼼히 기록해야 합니다. 예를 들어, 월말 결산에 며칠이나 걸리는지, 재고 실사를 할 때 오차가 얼마나 나는지, 그리고 미수금 회수에 평균적으로 며칠이 소요되는지 구체적으로 적어두는 게 중요하죠. 이렇게 기준선을 잡아놔야 나중에 시스템을 도입한 뒤에 실제로 얼마나 개선됐는지 객관적으로 비교할 수 있습니다.
성과 측정 일정도 단계별로 나눠서 진행하는 게 좋습니다. 시스템을 도입한 뒤 1개월 차에는 시스템이 잘 안착됐는지 확인하고, 3개월 차에는 단기적인 성과를 살펴봅니다. 그리고 6개월과 12개월 차에는 중장기 효과가 어떤지 평가하면 좀 더 명확한 변화 폭을 알 수 있습니다.
이때 단순히 수치로만 판단하지 말고, 정량 지표와 정성 지표를 함께 살펴봐야 합니다. 예를 들어, 수치로 보여줄 수 있는 실적뿐 아니라 실무자들의 만족도나 업무 스트레스 같은 부분 역시 놓치지 말고 함께 기록하는 것이 좋습니다. 그래야 전체적인 효과를 더 정확하게 파악할 수 있습니다.
단기 성과 지표 (도입 후 3개월)
도입 초기에는 결산 소요 시간, 미수금 회수 기간, 시스템 활용률 같은 즉각적인 효율 지표를 확인해야 합니다. 자동 분개와 실시간 집계로 결산 시간이 단축됐는지, 거래처별 채권 모니터링 기능으로 미수금 관리가 개선됐는지 측정합니다.
또한 전체 업무 프로세스에서 ERP로 완결되는 비율을 확인하고, 부서별 사용률이 낮은 곳을 찾아 맞춤 교육을 실시해야 합니다. 이중 작업이나 반복 업무가 실제로 줄었는지도 점검해야 하는데, 만약 개선이 미흡하다면 필요한 보고서 양식을 추가하거나 엑셀 연동 기능을 적극 활용하는 것이 좋습니다.
중장기 성과 지표 (도입 후 6개월~12개월)
시스템이 안정화되면 되면 의사결정 속도, 1인당 업무 처리량, 데이터 품질 같은 전략적 지표를 살펴봐야 합니다. 신규 사업 진출이나 제품 라인 확대 같은 중요한 결정을 내릴 때 데이터 수집과 분석 시간이 얼마나 단축됐는지 비교합니다.
같은 인원으로 더 많은 거래를 처리하거나 전략적 업무에 더 많은 시간을 투입할 수 있게 됐다면 효과가 있다고 볼 수 있습니다. 재무제표 수정 빈도나 세무 조정 건수가 줄었는지도 확인해 데이터 품질 개선 여부를 판단합니다.
투자 대비 효과가 미미하다면 시스템 활용도를 높이고, 업무 방식을 개선하며, 데이터 품질 관리를 강화해야 합니다. ERP는 한 번 도입하고 끝나는 시스템이 아니라, 도입 후에도 꾸준히 관리하고 개선해야 성과가 계속 좋아집니다.
ERP 도입, 체크리스트가 성공을 결정합니다
ERP 도입은 기업의 미래를 좌우할 만큼 중요한 결정입니다. 이 체크리스트는 ERP를 도입할 때 CEO가 반드시 짚어봐야 할 핵심 포인트만 모았습니다. 실제로 많은 중소기업이 이 체크리스트의 중요한 부분을 놓치면서 도입에 어려움을 겪곤 합니다. 뚜렷한 목적 없이 시작하거나, 기술력을 충분히 따져보지 않거나, 사용자의 편의성은 뒷전으로 미루거나, 도입 이후 성과를 따로 점검하지 않는 경우입니다.
파로스는 이 체크리스트의 모든 항목에서 중소기업에 딱 맞는 솔루션을 제공합니다. 실시간 대시보드로 경영 상황을 한눈에 확인할 수 있고, 금융 서비스까지 통합해 업무 흐름이 끊기지 않습니다. 또, 클라우드 기반이라 서버 관리에 대한 부담도 없습니다. 삼일회계법인의 전문성과 무제한 사용자 정책까지 더해져, 성장하는 기업에 든든한 장기 파트너가 될 수 있습니다.
지금 우리 회사의 ERP 도입 준비 상태를 점검해보세요. 체크리스트를 하나하나 직접 확인하고 부족한 부분을 채워가다 보면, 성공적인 ERP 도입에 한 걸음 더 다가갈 수 있습니다.